Zadanie to nie alert. Alert przeczytany znika z licznika; zadanie niewykonane zostaje i po terminie staje się zaległością. Dlatego to jest osobny ekran — odpowiada na pytanie „co mam zrobić”, a nie „co się stało”.

Zadania zakłada system z reguł (na razie: termin decyzji o odnowieniu umowy) i robi to dopiero wtedy, gdy decyzja jest realna — na dwa tygodnie przed terminem. Dalsza przyszłość nie jest tu zapisana, tylko liczona z umów; dzięki temu aneks przesuwający datę nie zostawia po sobie nieaktualnej listy.

Zadanie zamyka się na dwa sposoby: wykonaniem (jedna z decyzji, która naprawdę coś zmienia w umowie) albo odrzuceniem z powodem. Powód jest wymagany, bo odrzucenie bez powodu jest sprzątnięciem listy, a nie decyzją.

Moje zadania pokazuje wyłącznie te, których właścicielem jesteś Ty. Właściciel bierze się z umowy — z osoby przypisanej do niej jako opiekun.

Zadanie bez właściciela nie jest usterką: to poprawny stan „jeszcze niczyje”. Takie zadania widać wyłącznie w zakresie „Wszystkie” i to jest celowe — niczyja kolejka musi być widoczna dla kogoś, kto ją rozdzieli.

Liczba przy „Wszystkie” to liczba otwartych zadań. Osobno, na czerwono, pokazywana jest liczba zaległych — bo to jedyna liczba, na którą trzeba zareagować dzisiaj.

• Przedłuż — wpisuje nową datę końca. Umowa zostaje na czas określony i za jakiś czas znów spyta o decyzję.
• Na czas nieokreślony — od tej chwili umowa nie wygaśnie sama. Zapisywana jest też data końca okresu początkowego, bo to o nią pyta się w sporze.
• Zakończ z tą datą — wpisuje datę rozwiązania i powód; automat domknie umowę w swoim dniu.

Każda z trzech decyzji zapisuje nową wersję umowy i zdarzenie w jej historii — tą samą drogą, co ręczna edycja. Zadanie nie jest osobnym źródłem prawdy o umowie, tylko wejściem do tego, które już istnieje.

Nie ma czwartego wyjścia „odłóż”. Odłożenie niczego nie zmienia poza tym, że przestaje być widać — a termin i tak wynika z umowy. Kto chce odłożyć, odrzuca zadanie z powodem.

Historia zadań zamkniętych: co postanowiono, dlaczego i kiedy. „Nie przedłużam, bo kontrahent kończy współpracę” jest informacją zarządczą i przestaje nią być, gdy zniknie z oczu.

Trafiają tu również zadania anulowane — takie, których podstawa zniknęła (umowa została zakończona wcześniej, aneks przesunął termin). Nie są kasowane: „to zadanie istniało i dlatego zniknęło” jest informacją, a puste miejsce po nim nie jest.

Zobowiązanie cykliczne po wykonaniu wraca za miesiąc, kwartał albo rok; jednorazowe wygasa i przestaje pytać. Dlatego „Wykonane” jest zapisem w umowie i wymaga uprawnienia „Edycja umów”, a nie samego dostępu do tablicy.

Następny termin liczy się od terminu, a nie od dnia wykonania — raport należny 10 stycznia i oddany 20 stycznia daje następny na 10 kwietnia. Inaczej każde spóźnienie przesuwałoby cały harmonogram.

Samo zobowiązanie (nazwę, rytm, kwotę, wyprzedzenie) zmienia się w umowie, w sekcji „Zobowiązania z umowy”. Tablica pokazuje wystąpienie, a nie regułę.

Umowa na czas określony bez wpisanej daty końca nie ma terminu decyzji o odnowieniu, więc system nigdy o niej nie przypomni. Na ekranie wygląda dokładnie tak samo jak umowa bezterminowa, czyli jak świadoma decyzja — i to jest w tym najgorsze.

Tego zadania nie da się wykonać z tablicy i nie udajemy, że da: datę trzeba wpisać w umowie. Przycisk „gotowe” zamykałby zadanie, nie zmieniając niczego, a umowa dalej milczałaby o swoim końcu.

Po uzupełnieniu daty zadanie zniknie samo przy najbliższym nocnym przebiegu. Jeśli umowa naprawdę jest bezterminowa, popraw jej tryb kontynuacji i odrzuć zadanie z powodem.

Jedyne zadanie, którego przedmiotem nie jest pojedynczy wiersz w systemie, tylko cały miesiąc. Lista płac jest jednym dokumentem na wszystkie osoby i przepisuje się ją za jednym posiedzeniem — trzy zadania na trzy umowy byłyby trzema przypomnieniami o tej samej kartce.

Pojawia się po 1. dniu miesiąca i dotyczy miesiąca poprzedniego: lipcowej listy płac nie da się wpisać w lipcu.

Zamyka się samo, kiedy każda umowa tego miesiąca ma już wpis — nie ma tu przycisku „wykonane”. Odrzucenie z powodem zostaje na wypadek miesiąca, w którym wypłat po prostu nie było.

Termin zadania to ustawowy termin zapłaty składek za ten miesiąc, a nie „koniec miesiąca”: wpis jest po to, żeby wiedzieć, ile i komu zapłacić.

Umowę wolno zapisać z nazwą kontrahenta wpisaną z palca, bo negocjacje nie czekają na porządek w kartotece. Taka umowa ma jednak cichą lukę: nie da się z niej wystawić faktury (nie ma NIP-u ani adresu) i nie widać jej w historii kontrahenta — a w rejestrze wygląda całkiem normalnie. Luka ujawnia się dopiero wtedy, gdy ktoś chce z tej umowy coś zrobić, czyli w najgorszym możliwym momencie.

Dlatego system sam zakłada zadanie zaraz po zapisie. Osobne na każdą stronę: dwa podmioty wpisane z palca to dwie różne czynności do dwóch różnych kartotek.

Zamyka się samo, kiedy strona zostanie powiązana z kartoteką — nie trzeba go odhaczać. Odrzucenie z powodem zostaje na wypadek umowy jednorazowej, przy której kartoteka faktycznie nie ma sensu.

Zadanie nie ma terminu, i to jest celowe: nie ma daty, po której cokolwiek się psuje. Luka trwa, dopóki ktoś jej nie uzupełni, a zmyślony termin zamieniłby ją w zaległość.

Ktoś oznaczył fakturę jako zapłaconą w Fakturowni, a w naszym wyciągu bankowym takiej wpłaty jeszcze nie ma. To zadanie jest o tej jednej rozbieżności.

Dlaczego nie ma tu przycisku „oznacz jako zapłacone”. Oznaczenie w innym programie jest czyjąś adnotacją, a nie przepływem pieniędzy. Przepisane na stan zapłaty weszłoby do prognozy płynności, do Pulpitu i do wiekowania należności jako przelew, którego nie było — i nie dałoby się już odróżnić, które kwoty widział bank, a które tylko człowiek w Fakturowni. Dlatego zgłoszenie stoi obok stanu faktury, jako osobna pastylka w Rejestrze Przychodów.

Jak to zamknąć. Znajdź przelew w wyciągu i powiąż go z fakturą. Zadanie zniknie samo przy najbliższym odpytaniu Fakturowni — nie trzeba go odhaczać. Gdy nasza kwota zapłacona dogoni zgłoszoną, znacznik przestaje wymagać uwagi.

Kiedy odrzucić. Gdy zgłoszenie było pomyłką — ktoś kliknął za wcześnie albo wpłata dotyczyła innej faktury. Odrzucenie wymaga powodu, bo to decyzja, a nie sprzątnięcie listy.

Zmiana kwoty to nowe zadanie. Jeśli Fakturownia najpierw zgłosi zaliczkę, a potem całość, dostaniesz osobną czynność — bo sprawdzać trzeba już inną liczbę, a stare zadanie zostaje zamknięte z powodem.

Zgłoszenia czytamy z Fakturowni przy każdym odpytaniu (co godzinę albo przyciskiem „Sprawdź statusy w Fakturowni”). Nic w tej drodze nie jest wysyłane do KSeF.

Kontrahent został dodany do kartoteki automatycznie przy pobraniu faktury z KSeF albo wczytaniu jej przez OCR/AI — a dokument nie zawierał wszystkich danych, które są potrzebne do dalszej pracy.

Dlaczego faktura nie została odrzucona. Faktura jest dokumentem, który przyszedł i istnieje; niekompletny kontrahent jest luką do uzupełnienia, a nie powodem, żeby dokument stracić. Dlatego dostajesz zadanie i ostrzeżenie, a nie błąd.

Czego zwykle brakuje i co przez to nie działa. Bez NIP-u albo PESEL-u kolejne dokumenty tego kontrahenta mogą założyć drugi wpis, bo nie ma po czym go rozpoznać. Bez numeru rachunku nie dopasujemy do niego przelewu z wyciągu. Bez adresu w częściach (ulica, kod, miejscowość, kraj) nie wystawimy mu poprawnej faktury — adres wpisany w jedno pole swobodne wygląda na ekranie na uzupełniony, ale na fakturę idą pola rozbite.

E-maila tu nie ma i to jest celowe. Faktura go nie przynosi, więc zadanie o brakującym e-mailu powstawałoby przy każdym dokumencie i o niczyjej winie. Brakujące adresy e-mail widać w Raportach, w zestawieniu jakości danych kontrahentów.

Jak to zamknąć. Uzupełnij dane w Kontrahentach. Zadanie zamknie się samo przy najbliższym dokumencie tego kontrahenta — nie trzeba go odhaczać. Dane dociągnięte z wykazu VAT albo GUS liczą się tak samo jak wpisane ręcznie; sprawdzenie biegnie już PO takim uzupełnieniu, więc zadanie powstaje tylko wtedy, gdy nawet rejestr nie miał czego dodać.

Kiedy odrzucić. Gdy tych danych świadomie nie będzie — kontrahent jednorazowy, który nie wróci. Odrzucenie wymaga powodu, bo to decyzja, a nie sprzątnięcie listy.

Ten sam brak widać w trzech miejscach naraz: tutaj, w Alertach i w Raportach. To jedna informacja pokazana trzem różnym trybom pracy, a nie trzy różne zgłoszenia.

Suma kwot brutto z faktur sprzedaży mieszczących się w wybranym zakresie — po uwzględnieniu filtra okresu, miesiąca wybranego na wykresie i kategorii.

To kwota zafakturowana, a nie otrzymana. Wystawienie dokumentu tworzy przychód w tym zestawieniu niezależnie od tego, czy klient zapłacił; ile z tego rzeczywiście wpłynęło, mówi sąsiedni kafelek „Opłacone”.

Refaktury są z tej sumy wyłączone. Przelotowa odsprzedaż kosztu nie jest sprzedażą firmy i doliczona zawyżałaby obraz skali działalności.

Dwanaście ostatnich miesięcy sprzedaży brutto. Rok to najkrótsze okno, w którym widać sezonowość — przy sześciu miesiącach spadek zimą wygląda jak załamanie, a nie jak co roku.

Słupki filtrują ekran, a nie tylko go ilustrują: kliknięcie zawęża kafelki, strukturę i listę faktur do tego jednego miesiąca, ponowne kliknięcie zdejmuje zawężenie. Wybór miesiąca zastępuje wybór okresu z listy — dwa filtry na tej samej osi czasu dawałyby zakres, którego nie da się odczytać z ekranu.

Wykres pokazuje zawsze pełne dwanaście miesięcy, niezależnie od filtrów. To jest tło, na którym ocenia się wybrany miesiąc, więc nie może zmieniać się razem z nim.

Rozbicie przychodu z wybranego zakresu na kategorie, od największej. Pierścień i lista obok pokazują to samo: kolor, kwotę i udział procentowy.

Kliknięcie wycinka albo pozycji na liście zawęża cały ekran do tej kategorii — kafelki, listę faktur i podpisy zakresu. Ponowne kliknięcie zdejmuje filtr.

Pozycja „Inne” zbiera faktury bez przypisanej kategorii. Jeśli jest duża, liczby w pozostałych kategoriach są mniej warte, niż się wydaje — kategorię każdej faktury można poprawić jednym kliknięciem w kolumnie „Kategoria” na liście poniżej.

Dokumenty spełniające wszystkie filtry ekranu naraz: okres lub wybrany miesiąc, kategorię, status płatności i wyszukiwaną frazę.

Co robią kolumny:

• Numer — otwiera podgląd dokumentu ze wszystkimi pozycjami i źródłem pochodzenia.
• Kontrahent — otwiera kartę klienta.
• Kategoria — kliknięcie zmienia kategorię tej faktury bez wchodzenia w formularz edycji. „Bez kategorii” na pomarańczowo oznacza dokument, który nie wchodzi do żadnego zestawienia kategorii.
• Zwłoka — dziś minus termin płatności. Wartość dodatnia to dni po terminie, ujemna to dni, które jeszcze zostały.

Lista jest przycięta do stu najnowszych dokumentów. Kwoty w kafelkach na górze liczone są z pełnych danych, więc przy dłuższej liście nie zgodzą się z sumą tego, co widać — i tak ma być.

Liczba dokumentów sprzedaży w zakresie, który widzisz — po uwzględnieniu filtra okresu i kategorii.

Warto ją czytać razem z kwotą przychodu: ta sama suma z pięciu faktur i z pięćdziesięciu to inna firma, inny nakład pracy administracyjnej i inne ryzyko przy utracie jednego zlecenia.

Część sprzedaży, za którą klienci już zapłacili — kwoty potwierdzone wpłatą, nie samym wystawieniem dokumentu.

Zestawienie z kwotą główną odpowiada na pytanie, które w rejestrze łatwo przeoczyć: ile z tego, co sprzedaliśmy, jest już na koncie. Różnica to należności, czyli pieniądze, którymi jeszcze nie można zapłacić ZUS-u ani pensji.

Suma kwot z wystawionych faktur, których klienci jeszcze nie uregulowali. Obejmuje także faktury, których termin dopiero nadejdzie — to nie to samo co zaległości.

Wysoka wartość nie musi być problemem: przy odroczonych terminach jest naturalna. Problemem staje się wtedy, gdy rośnie szybciej niż sprzedaż albo gdy jej wiekowanie przesuwa się w stronę przedziałów po terminie.

Liczba dokumentów, których termin płatności już minął, a pełna kwota nie wpłynęła.

Liczba mówi tu coś innego niż kwota: jedna duża zaległość to rozmowa z jednym klientem, dwadzieścia drobnych to problem z procesem — z terminami, przypomnieniami albo z tym, jak są wystawiane faktury.

Wartość należności, których termin już minął.

To ta część należności, która wymaga działania, a nie czekania. Rozbicie na przedziały wiekowe znajdziesz na Pulpicie zarządczym w panelu „Wiekowanie należności” — tam widać też, które z nich przekroczyły 90 dni, czyli próg, po którym odzyskanie staje się wyraźnie trudniejsze.

Przeciętna liczba dni od wystawienia faktury do wpływu pieniędzy.

Po ludzku: jak długo firma kredytuje swoich klientów z własnej kieszeni. DSO 45 dni oznacza, że środki ze sprzedaży są niedostępne przeciętnie przez półtora miesiąca — i tyle gotówki trzeba mieć w zapasie na ZUS, pensje i faktury kosztowe w tym czasie.

Skrócenie DSO o kilka dni zwykle daje więcej gotówki niż podniesienie cen o kilka procent.

Suma dokumentów kosztowych w widocznym zakresie.

Koszt to nie to samo co wypływ pieniędzy. Dokument wchodzi tutaj w chwili wystawienia, a zapłacony bywa tygodnie później — dlatego wysokie koszty przy pełnym koncie są sytuacją normalną, a nie sprzecznością. Realny ruch pieniędzy pokazuje „Przepływ gotówki” na Pulpicie zarządczym.

Część kosztów, za które pieniądze faktycznie wyszły z konta.

Różnica między kosztami razem a tą kwotą to zobowiązania — rachunki wystawione, ale jeszcze niezapłacone. To one czekają na gotówkę w najbliższych tygodniach.

Suma dokumentów kosztowych, których jeszcze nie opłacono, łącznie z tymi przed terminem.

Zestaw tę kwotę z dzisiejszym saldem konta i z prognozą salda: to najprostszy sposób, żeby sprawdzić, czy najbliższe płatności mają pokrycie.

Po stronie kosztowej system nie śledzi płatności częściowych — dokument nieoznaczony jako zapłacony liczy się w pełnej kwocie.

Część kosztów pochodząca z subskrypcji i rozliczeń cyklicznych — abonamentów, licencji, najmu, stałych usług.

To najbardziej przewidywalna część wydatków i dlatego najcenniejsza w prognozie: ta kwota obciąży konto także w miesiącu bez żadnej sprzedaży. Zestawienie jej z buforem gotówkowym mówi, jak długo firma utrzyma się bez nowych wpływów.

Zobowiązania, których termin płatności już minął.

W odróżnieniu od zaległych należności ta kwota jest w całości pod Twoją kontrolą — to nie ktoś nie zapłacił Tobie, tylko Ty nie zapłaciłeś. Bywa świadomą decyzją o odroczeniu, ale warto, żeby była świadoma, bo koszty odsetek i relacje z dostawcami są realne.

Suma znanych kosztów cyklicznych na najbliższe pół roku, wyliczona z aktywnych subskrypcji i ich cykli rozliczeniowych.

To nie jest przewidywanie wydatków — prognoza nie zakłada żadnych nowych zakupów. Pokazuje wyłącznie to, co wynika z już podjętych zobowiązań i czego nie da się uniknąć bez wypowiedzenia umowy.

Subskrypcje i rozliczenia cykliczne, których data odnowienia wypada w najbliższych dwóch tygodniach.

To okno na decyzję, zanim pieniądze wyjdą: przedłużyć, renegocjować czy zrezygnować. Po dacie odnowienia zwykle nie ma już czego decydować przez cały kolejny okres rozliczeniowy.

Pierścień drąży rejestr w dwóch krokach, a nie w jednym. Pierwszy poziom to tryb alokacji, czyli odpowiedź na pytanie „czyj to koszt”: bezpośredni kontrahenta, współdzielony między kontrahentów, ogólny agencji albo do refakturowania. Dopiero po wejściu w wybrany tryb pokazuje się drzewo kategorii, czyli „na co poszedł” — z pełną głębokością, bo kategorie dopuszczają trzy poziomy.

Kliknięcie wycinka albo pozycji legendy wchodzi głębiej, a jeśli głębiej już nie ma — zawęża listę dokumentów pod spodem. Przycisk „‹ wyżej” wraca o jeden poziom, podpis „poziom 2 z 4” mówi, ile jeszcze da się wejść.

Suma na poziomie trybów jest wyższa niż po wejściu w kategorie i tak ma być: poziom trybów zawiera refaktury, bo refaktura jest jedną z czterech odpowiedzi na zadane pytanie, a drzewo kategorii je wyłącza, bo zawyżałyby koszt agencji kwotą przechodnią. Ile jej jest, mówi kafel „Do refakturowania”.

Suma VAT z dokumentów kosztowych mieszczących się w widocznym zakresie — po uwzględnieniu filtra okresu, statusu i gałęzi wybranej na pierścieniu.

To nie jest koszt firmy, i dlatego kafel ma inną barwę niż koszty brutto. Ta kwota wraca — pomniejsza VAT należny w JPK_V7 za okres, w którym powstało prawo do odliczenia. Czytana jako koszt zawyża obraz wydatków o kilkanaście procent rejestru.

ELWU One View nie prowadzi ewidencji VAT ani nie generuje JPK: ta liczba służy do porównania z tym, co pokazuje księgowość, a nie do zastąpienia jej.

Suma kosztów oznaczonych trybem alokacji „Refaktura na kontrahenta” w widocznym zakresie. To wydatki poniesione za kogoś: budżety reklamowe, wydruki, zakupy na zlecenie.

Kwota jest przechodnia, nie kosztowa — dlatego drzewo kategorii ją wyłącza, żeby nie zawyżała kosztu własnego agencji, a pierścień na poziomie trybów pokazuje ją osobno. Do czasu wystawienia refaktury jest jednak finansowana z konta firmy, więc obciąża płynność dokładnie tak samo jak każdy inny przelew.

Ile z tego już wróciło, a ile czeka na fakturę, pokazuje wskaźnik „Poziom refundacji”.

Druga strona rozliczenia. Przy koszcie to dostawca usługi, przy przychodzie — klient z abonamentem.

Powiązanie ma praktyczny skutek: kwoty tej pozycji pojawiają się w kartotece kontrahenta jako rozliczenia cykliczne, więc widać, ile ten kontrahent kosztuje albo przynosi co miesiąc niezależnie od pojedynczych faktur.

Pomaga też przy imporcie wyciągu — powtarzalne obciążenie łatwiej dopasować, gdy wiadomo, czyje jest.

Kategoria kosztowa albo przychodowa, do której trafia ta pozycja.

Decyduje o dwóch rzeczach naraz: o kierunku (kategoria przychodowa czyni z pozycji rozliczenie przychodowe) i o tym, w której gałęzi raportu kategorii pojawi się kwota.

Kategoria może też podpowiedzieć RODZAJ rozliczenia. Jeśli w Ustawieniach kategorii wskazano dla niej rodzaj (np. „Składki na rzecz organizacji” → składka członkowska), to przy NOWYM rozliczeniu wybór tej kategorii ustawi rodzaj za Ciebie i napisze, skąd się wziął. Zawsze można go zmienić, a rozliczenie już zapisane nigdy nie zmienia rodzaju samo — bo od rodzaju zależy, jakiego dowodu się spodziewamy i ile z kwoty jest kosztem.

Pozostawienie pustej kategorii nie blokuje niczego, ale wypycha pozycję do worka „bez kategorii” w raportach — a tam nikt jej nie znajdzie.

Nazwa widoczna na liście, w kalendarzu płatności i w prognozie.

Warto pisać ją tak, żeby mówiła, czego dotyczy usługa, a nie tylko kto ją sprzedaje. „Hosting produkcyjny” niesie informację, „Faktura miesięczna” nie niesie żadnej — a przy kilkunastu pozycjach to jedyne, po czym się je odróżnia.

Kwota jednego okresu rozliczeniowego, nie roczna suma. Przy cyklu miesięcznym — kwota za miesiąc, przy rocznym — za rok.

To ta liczba wchodzi do prognozy przepływu gotówki i do forecastu na tym ekranie. Rozliczenia cykliczne są w prognozie traktowane jako pozycja pewna, więc zawyżona albo zaniżona kwota przekłada się wprost na błąd w przewidywanym saldzie.

Przy usługach o zmiennej kwocie (np. rozliczanych za zużycie) wpisz wartość typową — lepszy przybliżony szacunek niż puste pole, które prognoza policzy jako zero.

Waluta kwoty wpisanej obok.

Pozycje w walutach obcych są w raportach i prognozie przeliczane na walutę firmy po kursie z dnia, żeby dało się je sumować z resztą. Sama kwota pozostaje zapisana w walucie oryginalnej.

Ekran Rozliczeń cyklicznych odpowiada na jedno pytanie: ile pieniędzy będzie potrzebne, żeby to opłacić. A z konta wychodzi brutto — nie netto z faktury i nie kwota kosztowa. Dlatego prognoza liczy kwotę kasową, a stawka VAT jest tym, co pozwala ją z kwoty wpisanej wyliczyć.

„Nieustalona" to nie to samo co „0%". Obie odpowiedzi dają dziś tę samą liczbę, ale znaczą co innego: „nieustalona" mówi nie wiadomo, czy kwota wyżej jest netto, czy brutto — i wtedy system nic nie dolicza, żeby nie podnieść prognozy bez Twojej wiedzy. „0% albo zwolnienie" jest Twoją odpowiedzią: tu podatku nie ma i nie będzie.

Jeśli kwota wyżej jest już brutto — zostaw „nieustalona". Wpisanie stawki doliczyłoby VAT drugi raz.

Pole pokazuje się tylko przy rodzajach, które VAT doliczają (subskrypcja, abonament, najem, usługa, leasing). Rata kredytu, danina i składka członkowska są już kwotami kasowymi, a wynagrodzenie przelicza się narzutem pracodawcy — tam pytanie o stawkę byłoby obietnicą, że coś zmieni.

W tabeli prognozy VAT ma osobny wiersz „z tego VAT". To jest rozbicie kwoty stojącej wyżej, a nie druga pozycja do dodania — mówi, ile z pokazanej kwoty nie jest Twoimi pieniędzmi.

Wynagrodzenie kosztuje firmę więcej niż brutto z umowy. Do brutto dochodzą składki, które płaci pracodawca — emerytalna, rentowa, wypadkowa, Fundusz Pracy i FGŚP. Prognoza dolicza je automatycznie, bo z konta wychodzi kwota z narzutem, a nie brutto z paska.

Domyślne 20,48% to przybliżenie, nie reguła — i dlatego jest tu pole. Powody są trzy: stawka wypadkowa zależy od branży i ustala ją ZUS dla konkretnego płatnika; składka emerytalna i rentowa mają roczny limit, po którego przekroczeniu narzut w skali roku spada; a przy umowie o dzieło i przy B2B narzutu nie ma wcale.

„Domyślny" to nie to samo co „0%". Puste pole znaczy weź wartość platformową — jeśli ta się kiedyś zmieni, ten wiersz też się zmieni. Wpisane 0% jest Twoją odpowiedzią: tu narzutu nie ma, i tak zostanie niezależnie od wartości domyślnej. Tak wpisuje się dzieło i B2B.

Podział na dwa miesiące nie zależy od tej stawki. W miesiącu wypłaty wychodzi netto, a w następnym wszystko poza netto — bo składki pracownika i zaliczka PIT też są potrącone z brutto i przelewane dopiero wtedy. Narzut zmienia wysokość drugiego przelewu, nie to, że on istnieje.

Obok kwoty na ekranie stoi zastosowana stawka — liczba bez nazwy reguły nie daje się sprawdzić.

Odstęp między kolejnymi płatnościami: miesięczny, kwartalny, roczny.

Cykl rozkłada kwotę w forecastcie: pozycja miesięczna pojawia się w każdym miesiącu prognozy, roczna tylko w miesiącu odnowienia. Zła wartość nie zmienia sumy rocznej, ale potrafi przesunąć duży wydatek w niewłaściwy miesiąc — a to właśnie od tego zależy prognoza salda.

Cykl wyznacza też, o ile przesuwa się data odnowienia po rozliczeniu okresu.

Rozstrzyga jedną rzecz: za jaki okres jest faktura, która sama tego nie mówi.

Z góry — faktura dotyczy miesiąca, w którym została wystawiona. Rachunek z 5 sierpnia jest dowodem sierpnia. Tak zachowywały się wszystkie rozliczenia przed dołożeniem tego pola, więc pozostawienie „z góry” niczego nie zmienia.

Z dołu — faktura przychodzi po zakończonym okresie, więc dotyczy miesiąca poprzedniego. Rachunek z 1 lipca jest dowodem czerwca. Tak rozlicza się umowa zlecenia, telekom, biuro rachunkowe i media.

Wybór dotyczy tylko dokumentów, które nie mają wpisanego własnego okresu. Jeśli na fakturze wpiszesz „okres od–do”, to on wygrywa zawsze — pole służy do tego, żeby nie trzeba było wpisywać go za każdym razem.

Umowy mają ten sam wybór w swoich warunkach i on tam zostaje; to pole jest dla rozliczeń bez umowy.

Wskazuje pozycję, na której przychodzi wspólna faktura za tę i za tamtą. Typowy przypadek: trzy plany Webflow schodzą z konta trzema osobnymi obciążeniami, każde innego dnia, a faktura jest jedna, na koniec miesiąca.

Łączy się TYLKO dokument, nie płatności. Każda pozycja zostaje przy swoim obciążeniu z banku, swojej kwocie i swoim terminie — bo tak jest w rzeczywistości i tak to widać w Kalendarzu Płatności oraz na Osi czasu.

Co się przez to zmienia: raport Kompletność pyta o dokument raz na całą grupę. Bez tego wskazania faktura wisi przy jednej pozycji, a pozostałe świecą „brak faktury” na zawsze — czyli raport braków co miesiąc produkuje braki, których nie ma.

Odhaczenie „faktura pobrana” i „na Dysku Księgowym” obowiązuje wtedy całą grupę: dokument jest jeden, więc oświadczenie o nim też jest jedno.

Grupa jest płaska — pozycja, na którą ktoś już wskazuje, nie może sama stać się czyimś składnikiem. Jedna faktura nie może też objąć kosztu i przychodu naraz.

Znacznik dla dwóch kont u jednego dostawcy. Od 1.0.662 pozycje tego samego kontrahenta są domyślnie pytane o jeden dokument, bo jedna platforma, jedno konto i jedna faktura miesięcznie to norma. Anthropic jest wyjątkiem: dwa konta, więc dwie faktury.

Co to naprawia: grupa odhaczała „mam fakturę”, gdy dokument miała którakolwiek pozycja — i przy dwóch kontach pierwsza faktura ukrywała brak drugiej. Zaznaczenie tego pola wyjmuje pozycję z domyślnej grupy kontrahenta, więc raport Kompletność pyta o jej dokument osobno.

Czego to NIE robi: nie rozdziela płatności (one zawsze były osobne), nie rusza powiązań faktur z rozliczeniami i nie zmienia niczego w rejestrach. Dotyczy wyłącznie pytania „ile dokumentów tu oczekujemy”.

Wyklucza się z polem Faktura zbiorcza: pozycja nie może naraz rozliczać się fakturą innej pozycji i mieć własnej. Jeśli chcesz, żeby dwie pozycje jednego dostawcy miały wspólną fakturę osobną od pozostałych — zaznacz to pole na jednej z nich, a drugą wskaż na tę pierwszą.

Dzień kolejnego obciążenia albo wpłaty. Od niej liczy się kolumna „Pozostało” i progi ostrzegawcze 30 i 14 dni.

Data przesuwa się o jeden cykl po rozliczeniu okresu. Data w przeszłości oznacza pozycję, której nikt nie zaktualizował — wypada wtedy z prognozy i przestaje ostrzegać, mimo że usługa może nadal działać i kosztować.

To jedyne pole, którego zaniedbanie cicho psuje prognozę: nie wywołuje błędu, po prostu przestaje generować przyszłe kwoty.

Notatka widoczna wyłącznie wewnątrz firmy.

W praktyce trafiają tu rzeczy, dla których nie ma osobnego pola, a które decydują przy odnowieniu: długość wypowiedzenia, na kogo zarejestrowane jest konto, czy da się zejść na tańszy plan, kiedy ostatnio negocjowano cenę.

Lista okresów rozliczeniowych tej pozycji, każdy z dwiema kwotami: „Z konta” — ile faktycznie wyszło, i „Koszt” — ile z tego jest kosztem.

To nie jest ta sama liczba i nie ma być. Przy racie kredytu z konta wychodzi cała rata, a kosztem są wyłącznie odsetki — kapitał kosztem nie jest nigdy. Ile z kwoty jest kosztem, wynika z rodzaju zobowiązania: przy abonamencie, najmie czy usłudze to całość, przy kredycie tylko odsetki, a przy wynagrodzeniu i daninie kwotę prowadzi inny moduł i ten ekran jej nie rozstrzyga.

Przycisk „Rozbij” pozwala wpisać to, czego system nie wie: rzeczywistą kwotę przelewu, kwotę kosztu i rozbicie raty na kapitał, odsetki oraz opłaty — z harmonogramu, który dostałeś z banku. System takiego rozbicia nie wyprowadza sam, bo nie jest systemem księgowym; przechowuje je i sumuje.

Puste pole znaczy „nie wiem”, a nie zero. Kwota nieznana i kwota zerowa to dwie różne informacje, więc okres bez przelewu pokazuje kreskę wraz z powodem, a nie 0,00.

Stany są cztery: Zapłacony (jest przelew albo wpisana kwota), Po terminie (okres minął i nic po nim nie ma), Zaplanowany (jeszcze nie nadszedł) i Pominięty — ten ostatni ustawiasz sam, gdy okres świadomie nie będzie płacony (wakacje kredytowe, miesiąc bez najmu). Okres pominięty nie wraca jako zaległość.

Brak powiązania z wyciągiem nie znaczy, że nie zapłacono — częściej znaczy, że wyciąg za ten miesiąc nie został jeszcze zaimportowany albo operacji nie udało się dopasować automatycznie. Dziura w środku ciągu opłaconych miesięcy to sygnał do sprawdzenia, nie dowód zaległości.

Kolumna „Dowód” mówi o dokumencie, nie o zapłacie. Ma cztery stany, bo brak faktury znaczy różne rzeczy w zależności od rodzaju: jest — dokument jest wskazany i można go otworzyć; brak — rodzaj spodziewa się faktury, a tego okresu nikt nią nie podparł (to jedyny prawdziwy sygnał do działania); nie trzeba — przy daninie publicznej, najmie czy składce członkowskiej jedynym śladem jest przelew i tak ma być; nieczytelny — wskazanie istnieje, ale prowadzi w miejsce, którego nie ma (np. dokument usunięto po wskazaniu).

Dowód wskazujesz przyciskiem „Wskaż dowód” — z faktur tego rozliczenia, a w razie potrzeby z pozostałych faktur kontrahenta. „Odłącz” zdejmuje wskazanie i nie rusza ani kwot, ani stanu okresu.

Rozstrzyga, po której stronie prognozy ląduje kwota: kosztowe pomniejszają przewidywane saldo, przychodowe je powiększają.

Wartość wynika z wybranej kategorii, więc zmiana kategorii na przychodową przenosi pozycję na drugą stronę — także w forecastcie na tym ekranie, gdzie trzeba wtedy przełączyć widok na „Przychody”, żeby ją w ogóle zobaczyć.

Opcjonalna granica: po tej dacie pozycja nie generuje kolejnych okresów w prognozie.

Przydatna przy usługach zamówionych na określony czas — na przykład licencji na rok bez automatycznego przedłużenia. Bez niej prognoza założy, że rozliczenie trwa w nieskończoność.

Puste pole to bezterminowe odnawianie i w większości subskrypcji jest poprawne.

Czy umowa jest tu potrzebna, rozstrzyga RODZAJ rozliczenia — nie Twoja decyzja przy każdym wierszu osobno.

Subskrypcja opiera się na regulaminie usługi, nie na umowie — dla niej pole umowy w ogóle się nie pokazuje. Jeśli umowa istnieje, to nie jest subskrypcja, a abonament: zmień rodzaj, bo od niego zależy, jak pozycja liczy się w ewidencji.

Abonament, najem, leasing, kredyt, polisa i usługa cykliczna stoją na umowie. Brak wskazanej umowy daje ostrzeżenie, nie blokadę — umowa bywa wpisywana do systemu później niż pierwsza płatność z niej wynikająca, a blokada kazałaby wtedy skłamać co do rodzaju.

Wynagrodzenie i danina publiczna prowadzą swoją podstawę w innym miejscu (Umowy, moduł podatkowy) — tutaj się jej nie wskazuje, bo nic by to nie zmieniło.

Wybór umowy nadpisuje kontrahenta, kierunek, kwotę, walutę, cykl i daty danymi z umowy — to skrót, nie utrata możliwości poprawienia ich później.

Rozpisanie aktywnych rozliczeń na kolejne miesiące według ich cyklu: miesięczne wchodzą w każdy miesiąc, roczne tylko w miesiąc odnowienia.

To najpewniejsza część całej prognozy — w odróżnieniu od faktur, które dopiero mogą wpłynąć, te kwoty wynikają z już zawartych zobowiązań. Dlatego wchodzą do prognozy salda jako pozycja pewna.

Każda waluta ma własny blok i własną sumę okresu (od 1.0.375). Sumy z różnych walut nie są zestawiane ani sprowadzane do złotówek: kurs z dnia odczytu nie jest kursem z dnia obciążenia, więc przeliczenie jest oszacowaniem, a saldo rachunku walutowego jest faktem. Przeliczenie na walutę bazową nadal liczy Cash Flow — tam odpowiada na inne pytanie niż „czy mam z czego zapłacić”.

Do 1.0.374 nagłówek kafla podawał jedną kwotę po przeliczeniu, a waluty stały pod nią jako drobna legenda. Mieszało to dwa znaczenia słowa „PLN”: sumę wszystkich rozliczeń po kursie i tę część, która naprawdę jest płacona w złotych. Blok PLN pokazuje teraz tylko to drugie, więc jest mniejszy niż dawny nagłówek — to nie ubytek danych.

Obok sumy stoi saldo rachunków w tej samej walucie i zdanie, czy starcza na cały okres. Rachunek VAT nie wchodzi do tego pokrycia — z niego nie płaci się dowolnych zobowiązań. Trzy stany są rozróżniane: „starcza”, „brakuje X” i „nie wiadomo” (gdy w tej walucie nie ma odczytanego rachunku). Pokrycie wymaga uprawnienia do danych bankowych; bez niego bloki walut zostają, tylko bez sald.

Kwoty biorą się z pola „Kwota” każdej pozycji. Przy kwocie zmiennej jest to szacunek, więc prognoza będzie tak dokładna, jak wpisane wartości.

Prognoza liczy to samo zawężenie, co lista pod nią (od 1.0.380). Kliknięcie rodzaju („Subskrypcja”, „Wynagrodzenie”, „Najem”) zawęża oba. Wcześniej filtr dotyczył tylko listy, więc blok PLN pokazywał sumę wszystkich rodzajów — z wynagrodzeniami i najmem — a lista pod nim sumowała same subskrypcje; dwie liczby o dwóch różnych zbiorach, bez słowa o tym, że zbiory są różne. Pod blokami stoi teraz zdanie mówiące, ile zobowiązań weszło do sumy, ile odciął filtr rodzaju i ile nie ma ani jednego wystąpienia w tym okresie — to ostatnie dotyczy zobowiązań rocznych, których termin wypada poza oknem prognozy.

Przełączniki zmieniają wyłącznie widok, nie dane.

Kierunek ma znaczenie: rozliczenia cykliczne to nie tylko koszty. Abonament, który sprzedajesz klientowi, jest rozliczeniem przychodowym i pojawi się dopiero po przełączeniu na „Przychody”.

Dwanaście miesięcy pokazuje pełny cykl roczny — to jedyny zakres, w którym widać pozycje odnawiane raz w roku. Miesiąc bez wystąpienia w danej walucie dostaje kreskę, a nie zero: zero wyglądałoby jak kwota.

Kliknięcie w miesiąc prowadzi do Kalendarza Płatności — prognoza mówi ILE, a kalendarz kiedy dokładnie i za co.

Liczby przy nazwach to liczebność każdej grupy; kliknięcie zawęża listę obok.

Grupowanie idzie po kategorii przypisanej do pozycji. Rozliczenia bez kategorii wpadają do grupy pozostałych — jeśli jest ich dużo, w raporcie kosztów według kategorii pojawi się nieproporcjonalnie duży worek „bez kategorii”.

Każde rozliczenie ma jeden z czterech stanów: Wymaga działania, Zaplanowane, Zamknięte i Wstrzymane i anulowane. Przynależność liczy serwer, nie ekran — dzięki temu ta sama liczba stoi w belce nad rejestrem i w pigułce nad tabelą.

Od 1.0.668 zakładka „Cykliczne” jest listą alfabetyczną po kontrahencie i stany jej nie rozdzielają. Zamówienie właściciela brzmiało: „nazwa kontrahenta to główna podstawa sortowania alfabetycznego, a pod nazwą kontrahenta nazwa usługi”. Grupowanie po stanach znaczyło, że jeden dostawca stoi w trzech miejscach ekranu i żeby go znaleźć, trzeba najpierw wiedzieć, w jakim jest stanie — czyli wiedzieć to, po co się na ekran wchodzi. Stan niesie teraz pasek przy lewej krawędzi wiersza (jego nazwa jest w podpowiedzi) i rząd pigułek nad tabelą. Grupowanie żyje dalej na trzech pozostałych zakładkach: „Oś czasu”, „Po rodzajach” i „Trzy tory”.

Do 1.0.367 zamiast grup były kolorowane wiersze: czerwony przy terminie w ciągu 14 dni, żółty w ciągu 30. Przy zaległych subskrypcjach warunek spełniało 46 z 48 wierszy, więc kolor przestawał cokolwiek odróżniać — informacją stawał się jego brak, którego nikt nie szuka. Powaga jedzie teraz na wąskim pasku przy lewej krawędzi wiersza i na jednym rzędzie pigułek nad tabelą.

Wymaga działania to trzy różne sytuacje: minięty termin przy nieopłaconym okresie, faktura przeterminowana albo brak dowodu, którego rodzaj się spodziewa. Którą z nich dotyczy dany wiersz, mówi kolumna „Powód”.

Powiązana faktura jest dowodem swojego okresu (od 1.0.376). Okresem jest miesiąc daty wystawienia faktury — subskrypcje rozlicza się z dołu, więc faktura z 5 sierpnia jest dowodem sierpnia. Do 1.0.375 dowodem było wyłącznie ręczne wskazanie, więc rozliczenie z siedmioma powiązanymi, opłaconymi fakturami pokazywało „brak dowodu” przy każdym okresie. Ręczne wskazanie nadal wygrywa — powiązanie mogło powstać automatem.

Zapłata faktury jest zapłatą okresu. Płatność kartą jest uzgadniana z fakturą, nie z subskrypcją, więc wcześniej okres mówił „nie ma przelewu” o pieniądzach, które zeszły z konta. Kolumna „Z konta” pokazuje kwotę z wyciągu, kolumna „Koszt” — kwotę z faktury; przy karcie walutowej różni je prowizja za przewalutowanie i różnica jest wprost podpisana pod kwotą.

Suma grupy jest rozbita na waluty (od 1.0.380) — ta sama zasada, którą prognoza ma wypisaną wprost. Wcześniej belka pokazywała jedną kwotę w złotych, powstałą z przeliczenia wierszy w PLN, EUR i USD; kurs z dnia odczytu nie jest kursem z dnia obciążenia, więc taka suma była oszacowaniem wyglądającym na fakt. Suma dotyczy całego stanu, także tych jego wierszy, których lista w tej chwili nie pokazuje.

Zamknięte i wstrzymane stoją za jednym przełącznikiem pod tabelą (od 1.0.668; od 1.0.384 do 1.0.667 były to zwijane grupy). Przełącznik nazywa liczbę ukrytych wierszy, więc nic nie chowa się po cichu, a po rozwinięciu wchodzą one między pozostałe, na swoje litery — doklejone na koniec byłyby kolejnością po stanie, czyli tym samym grupowaniem, które ta zakładka przestała robić. Ustawienie jest pamiętane dla Twojego konta, także na innym urządzeniu, więc schowanie jest czynnością jednorazową. To, które stany nie mają nic do zrobienia, rozstrzyga serwer — dzisiaj są to Zamknięte oraz Wstrzymane i anulowane. Do 1.0.383 zamiast tego był sufit ośmiu wierszy z przyciskiem „pokaż pozostałe” — rozwinięcia nie dawało się cofnąć, a przy wierszach pilnych sufit był wyłączony.

Data odnowienia oraz zdanie o tym, ile do niej zostało: „za 5 dni”, „dzisiaj” albo „43 dni po terminie”.

Do 1.0.367 były to dwie kolumny, a druga liczyła dni obcięte do zera od dołu — więc każda pozycja po terminie pokazywała „0 dni”, a przy zaległych subskrypcjach cała kolumna. Teraz liczba jest ze znakiem i liczy ją serwer, bo od niej zależy przypisanie do grupy.

Czerwień znaczy zaległość, a nie minioną datę (od 1.0.379). Minięty termin przy zapłaconym okresie nie jest zaległością — kolumna mówi wtedy neutralnie „termin minął N dni temu, okres zapłacony”. Wcześniej wiersz potrafił stać w grupie „Zamknięte” z powodem „zapłacone, dowód jest” i jednocześnie krzyczeć czerwonym „43 dni po terminie”, bo ton kolumny liczył się w przeglądarce, a przynależność do grupy — na serwerze.

Termin rozliczenia kosztowego przesuwa się sam (od 1.0.379), po potwierdzonej zapłacie okresu — o dokładnie tyle okresów, ile jest udowodnionych zapłat. Zapłata bez dowodu nie przesuwa niczego, bo wtedy „po terminie” jest prawdą. Wcześniej datę przesuwało wyłącznie fakturowanie rozliczeń przychodowych, więc opłacana co miesiąc subskrypcja kosztowa „zalegała” coraz bardziej.

„Termin nieznany” znaczy, że daty odnowienia nie da się odczytać — to inny stan niż „dzisiaj” i inny niż „daleko”.

Kolumna nazywała się do 1.0.367 „Bieżąca faktura” i była to nazwa nieprawdziwa dla części rodzajów: najem od osoby prywatnej faktury mieć nie musi, a przy daninie publicznej jedynym śladem jest przelew.

Cztery możliwe odpowiedzi: numer dokumentu (kliknięcie otwiera go w rejestrze), brak dowodu — luka, bo ten rodzaj faktury oczekuje, wskazanie nieczytelne — dokument wskazano, ale już go w rejestrze nie ma, oraz nie oczekujemy, czyli stan całkowicie normalny dla tego rodzaju.

Dowodem jest też faktura powiązana z rozliczeniem (od 1.0.376, na liście od 1.0.378) — z miesiąca swojej daty wystawienia, bez klikania „Wskaż dowód” przy każdym okresie. Ręczne wskazanie wygrywa z powiązaniem, bo jest jawnym stwierdzeniem człowieka o TYM okresie. Skąd pochodzi dowód, mówi podpowiedź pod kursorem; gdy w okresie są dwie faktury (korekta, dopłata), pokazana jest najstarsza, a podpowiedź informuje o drugiej.

Kliknięcie w „brak dowodu” otwiera okres, w którym dowód się wskazuje.

Data i kwota operacji z wyciągu bankowego, powiązanej z tym rozliczeniem i z tym okresem. Kliknięcie prowadzi do Danych źródłowych, do operacji.

Kreska znaczy „nie znaleźliśmy zapłaty w tym okresie”, a nie „zero złotych”. Nie znaczy też, że pieniądze nie wyszły — może brakować powiązania między operacją a rozliczeniem, i wtedy właśnie to jest do zrobienia.

Zapłata powiązanej faktury jest zapłatą okresu (od 1.0.378). Płatność kartą jest uzgadniana z fakturą, a nie z subskrypcją — nikt nie wskazuje obciążenia karty przy wierszu rozliczenia — więc kolumna pokazywała kreskę przy pieniądzach, które zeszły z konta. Kwotą jest to, co faktycznie zeszło z konta (przy karcie walutowej razem z prowizją za przewalutowanie), a nie kwota z faktury; obie liczby razem z różnicą widać w historii okresów. Podpowiedź pod kursorem mówi, którą drogą zapłata została znaleziona.

Gdy okres ma więcej niż jeden potwierdzony przelew (rozbita płatność), kolumna pokazuje najpóźniejszy; całe rozbicie widać w historii okresów.

Pasek zestawia rachunki w PLN, EUR i USD obok siebie, więc czyta się go jak zestawienie, które gdzieś ma sumę. Sumy takiego zestawienia nie ma — dodanie euro do złotych wymaga kursu, a kurs zmienia odpowiedź.

Dlatego kafel „Razem” liczy jedną walutę (tę, w której jest najwięcej rachunków) i mówi wprost, czego nie obejmuje. Kropka i liczba dni przy saldzie znaczą, że ostatnia operacja na tym rachunku jest starsza niż dwa dni — saldo nadal jest prawdziwe, ale nie jest dzisiejsze.

Rachunek VAT nie wchodzi do sumy (od 1.0.380). Odpowiada ona na pytanie „ile mam do dyspozycji”, a nie „ile leży na rachunkach”, więc liczy dokładnie to samo, co pokrycie prognozy — tam rachunek VAT jest wyłączony od 1.0.359, bo nie jest rachunkiem, z którego się płaci. Kwota VAT-u jest podpisana pod sumą i ma własny kafel z fioletową obwódką; wcześniej te dwie liczby na jednym ekranie różniły się o cały rachunek VAT.

Wszystkie znane terminy w jednym miejscu: faktury do zapłaty, należności do otrzymania, raty, rozliczenia cykliczne i terminy ustawowe.

Kalendarz odpowiada na pytanie, na które lista dokumentów nie odpowiada: czy w danym tygodniu nie zbiega się za dużo naraz. Ta sama suma płatności rozłożona równo i skumulowana w trzech dniach to zupełnie inna sytuacja dla konta.

Pozycje pochodzą z dokumentów i umów zapisanych w systemie — kalendarz niczego nie zakłada od siebie.

Pozycja stoi na dniu wymagalności, a nie na dniu zapłaty. Zapłacenie faktury nie przenosi jej w kalendarzu na inny dzień — termin zostaje taki, jaki był, bo to on odpowiada na pytanie, na które ten ekran istnieje: co przypada w tym tygodniu. Dlatego faktura z terminem 2 września potrafi być zielona, choć pieniądze wyszły 19 sierpnia.

Kiedy zapłata naprawdę nastąpiła, mówi panel po prawej: przy pozycji zrealizowanej pojawia się data zapłaty, a przy zapłaconej po terminie — również to, o ile dni. Dokument pokryty, przy którym daty zapłaty nie zapisano, jest opisany osobno: „data zapłaty nieznana” to nie to samo co „zapłacono w terminie”.

Zawęża widok do jednego kierunku przepływu.

Płatności pokazują sam ciężar do udźwignięcia — to widok do planowania gotówki. Uznania pokazują, na co czekasz. Wszystko daje bilans dnia, czyli odpowiedź, czy wpływy pokryją wypływy bez sięgania po rezerwę.

Faktury kosztowe, raty, subskrypcje, wynagrodzenia i daniny z terminem w danym dniu.

To pozycje, których termin zależy od Ciebie tylko do pewnego stopnia: fakturę dostawcy można przesunąć kosztem relacji, ale terminu ZUS-u i podatków przesunąć się nie da.

Warto czytać je razem z prognozą salda — sam kalendarz pokazuje, co przypada, a nie czy jest z czego zapłacić.

Należności, których termin przypada w danym dniu.

To terminy, nie obietnice. Data w kalendarzu mówi, kiedy klient powinien zapłacić — czy zapłaci, zależy od jego dyscypliny, którą widać w raporcie „Terminowość płatności”.

Przy planowaniu ciasnego tygodnia bezpieczniej jest liczyć na uznania od klientów płacących regularnie niż na te o największej kwocie.

Podpowiedzi o terminach wynikających z przepisów, nie z Twoich dokumentów. Nanoszone na kalendarz automatycznie, na podstawie formy działalności i statusu VAT ustawionych w Ustawieniach.

Terminy przypadające w sobotę, niedzielę albo święto przesuwają się na najbliższy dzień roboczy — kalendarz uwzględnia to sam, razem ze świętami ruchomymi.

To przypomnienie, nie wyliczenie kwoty. ELWU One View nie liczy zobowiązań podatkowych i nie zastępuje księgowości — mówi tylko, kiedy termin przypada.

Aneks to dokument, który ktoś podpisał. Wersja to zapis stanu umowy, który z niego wynika. Aneks zawsze tworzy wersję, ale wersja powstaje też przy zwykłej poprawce, przy której żadnego dokumentu nie ma — dlatego obie tabele stoją obok siebie, a nie na dwóch ekranach.

Aneks nie nadpisuje umowy. Poprzednia treść zostaje jako wersja z własnym okresem obowiązywania, więc pytanie „jak brzmiała ta umowa w marcu” ma odpowiedź także po trzech aneksach.

Numer aneksu nadaje się sam (A-1, A-2, A-3…), jeśli nie wpiszesz własnego. Numer wpisany ręcznie — na przykład „Aneks nr 2/2026” — zostaje nietknięty.

Kolejność jest jednoznaczna: data wejścia w życie, a jeśli jej nie podasz — data podpisania, a jeśli i tej nie ma — dzisiaj.

Aneks nigdy nie obowiązuje od początku umowy. To nie jest ostrożność, tylko definicja: aneks obowiązujący od pierwszego dnia umowy nie zmienia umowy, on ją przepisuje — a wtedy historia sprzed aneksu przestaje istnieć i nie da się już odtworzyć, na co strony się wtedy umówiły.

Wersja, która obowiązywała wcześniej, zostaje domknięta dniem przed wejściem aneksu. Dwa aneksy tego samego dnia dają wersję jednodniową — to poprawny zapis, a nie usterka.

Każda zmiana umowy zapisuje wersję: utworzenie, poprawka, zmiana statusu, aneks, działanie automatu. Kolumna Obowiązuje mówi, w jakim okresie dana treść była wiążąca — i to ona sprawia, że „stan na dzień” w ogóle ma sens.

Do wydania 1.0.264 każda wersja dostawała okres przepisany z umowy, więc wszystkie wyglądały identycznie i pytanie o przeszłość dostawało dzisiejszą odpowiedź. Wersje zapisane wcześniej zostały domknięte wstecz — granicą jest moment powstania następnej wersji, bo dokładnie wtedy poprzednia przestała obowiązywać.

Wersja bieżąca nie ma daty końca innej niż koniec umowy — i tak ma być: to z niej liczy się prognoza kosztów i kalendarz płatności.

Ekran odpowiada na dwa różne pytania i dlatego szyna po lewej ma dwie grupy. Pytają o dwa różne punkty w czasie i to jest najważniejsza rzecz na tym ekranie.

Rejestr to zbiór i pyta o miesiąc wybrany nad tabelą: „Wszystkie umowy” pokazuje całość, „Trwające w wybranym miesiącu” te, które w nim pracowały choćby jeden dzień, „Zaczynają się później” te, które wtedy jeszcze nie ruszyły, a „Zakończone przed tym miesiącem” te, które były już domknięte. Te trzy dzielą zbiór bez reszty — każda umowa stoi dokładnie w jednym.

Wymaga Twojej akcji to kolejki i pytają o dziś: co czeka na fakturę, na zapłatę, na decyzję. Liczone z warunków, nie ze statusu, i nachodzą na siebie — jedna umowa może stać w trzech naraz, więc ich sumy nie dodają się do liczby umów.

Tytuł nad tabelą mówi, który zbiór właśnie widzisz. Ponowne kliknięcie w wybraną kolejkę zdejmuje zawężenie.

Wszystkie umowy to jedyny widok, z którego nic nie wypada. Umowa rozwiązana albo wygasła zostaje w rejestrze razem ze swoją historią, aneksami i załącznikami — przestaje się tylko liczyć do prognoz i wartości miesięcznej.

Pozostałe trzy pozycje dzielą ten zbiór względem miesiąca wybranego nad tabelą, a nie względem dnia dzisiejszego. Umowa na sierpień, wygasła 31 sierpnia, przy wybranym sierpniu stoi w „Trwające w wybranym miesiącu”, a przy wybranym wrześniu — w „Zakończone przed tym miesiącem”. To ta sama umowa i oba zdania są prawdziwe; różni je pytanie.

Do wydania 1.0.646 kubełek nazywał się „Obecnie trwające” i pytał o cykl życia umowy dzisiaj, choć nad nim stał wybór miesiąca — umowa z zamkniętego miesiąca wyglądała więc na zgubioną. Kolejki w grupie „Wymaga Twojej akcji” nadal pytają o dziś i to jest zamierzone: zadanie robi się dzisiaj.

Liczba przy kolejce to liczba umów, a kwota obok — suma ich wynagrodzeń miesięcznych. Przy zakończonych ta kwota wynosi zero, bo nic już nie płacą.

Kolejka to pytanie policzone z danych, a nie pole zapisane na umowie. „Kończy się w 30 dni” wymaga daty i dzisiejszego dnia; żaden status tego nie powie.

Kolejki nachodzą na siebie i to jest zamierzone: umowa może naraz czekać na fakturę, być po terminie płatności i wymagać decyzji o odnowieniu. Dlatego sumy kolejek nie dodają się do liczby umów — nie jest to błąd liczenia.

„Decyzja do podjęcia” i „Kończy się w 30 dni” to dwa różne pytania. Pierwsze pyta, co wymaga decyzji teraz (koniec okresu minus okres wypowiedzenia), drugie — co się kończy w najbliższy miesiąc. Umowa z rocznym wypowiedzeniem trafi do pierwszej na długo przed drugą.

Ten wybór zmienia miesiąc, z którego liczone są kolumny Dokumenty, Rozliczone, Pozostało i W stanie, kolejki oparte na rozliczeniu („Do zafakturowania”, „Do zapłaty”, „Po terminie”) oraz — od wydania 1.0.647 — podział rejestru w szynie po lewej: co trwało w tym miesiącu, co zaczyna się później, a co było już zakończone.

Do wydania 1.0.646 stało tu zdanie „ten wybór nie zmienia listy umów” i właśnie w nim był błąd: kubełek „Obecnie trwające” pytał o dzień dzisiejszy, a nagłówek nad tabelą — o wybrany miesiąc, więc umowa z zamkniętego miesiąca po prostu nie pokazywała się przy tym miesiącu.

Umowa fakturowana z dołu rozlicza w tym miesiącu okres POPRZEDNI. We wrześniu czeka się na rachunek za sierpień, bo za wrzesień nikt nie ma prawa go jeszcze wystawić. Wiersz takiej umowy dopisuje pod stanem, którego okresu dotyczy („za Sierpień 2026”); umowa fakturowana z góry rozlicza miesiąc wybrany tutaj i nic nie dopisuje. Tryb ustawia się na pojedynczej umowie — część umów bywa z góry, część z dołu.

Umowa trwa latami, a faktury wystawia się miesiącami — dlatego okres jest osobnym wyborem. Ustawienie stycznia przy sierpniowym „dziś” pokaże, jak wyglądało rozliczenie stycznia, nie zmieniając tego, które umowy istnieją.

Zakres miesięcy liczy się z okresów obowiązywania umów i jest ciągły — od najwcześniejszego początku do najpóźniejszego końca, zawsze obejmując miesiąc bieżący. Do wydania 1.0.266 lista powstawała z miesięcy akurat widocznych wierszy, więc miała dziury i zmieniała się przy każdym zawężeniu.

Fraza dopasowuje się do nazwy kontrahenta i obu stron umowy, nazwy własnej umowy, jej numeru i numeru referencyjnego oraz notatek. Wielkość liter nie ma znaczenia, a polskie znaki są sprowadzane do podstawowych — „zwirek” znajdzie „Żwirek”.

Wpisanie samych cyfr (co najmniej trzech) szuka dodatkowo po NIP-ie obu stron, z pominięciem myślników: „1180000000” znajdzie umowę z NIP-em zapisanym jako „118-00-00-000”.

Szukanie zawęża także liczniki kolejek i kierunków — liczba przy kolejce jest obietnicą tego, co zobaczysz po kliknięciu, a nie liczbą z innego zbioru.

Pełny ZUS (na czerwono) znaczy, że próg 26 lat już minął — pełne składki są płacone dzisiaj i tak wygląda dzisiejszy rachunek. Pełny ZUS za N dni (na żółto) to ostrzeżenie: umowa kosztuje jeszcze mniej, ale od wskazanego dnia zdrożeje. To dwa różne stany i celowo wyglądają inaczej — zlane w jedną pigułkę zamieniłyby ostrzeżenie w opis.

Pełny ZUS: brak daty urodzenia to luka w danych, a nie „umowa bez progu”: śledzenie jest włączone, ale bez daty urodzenia nie da się policzyć, kiedy próg wypada.

Bez faktury znaczy, że umowa nie przewiduje faktury ani rachunku — nic z niej nie czeka na dokument i nie stanie w kolejce „Do zafakturowania”. Ustawia się to w formularzu umowy.

Każda sekcja paska ma w nagłówku własny przycisk „Edytuj”. Klikasz przy „Kwocie i rozliczeniu” — zmieniają się w pola tylko te wiersze, a reszta paska zostaje czytelna. „Zapisz” dotyczy wyłącznie tej sekcji.

Dlaczego tak, a nie jeden przełącznik na cały pasek: to byłoby to samo okno, tylko szersze — nadal wszystko albo nic i nadal jeden przycisk na końcu trzydziestu pól. Sekcja jest jednostką, w której umowę naprawdę się poprawia: przesuń datę końca, zmień stawkę, popraw adres.

Co z tego wynika praktycznie: poprawiając jedną datę widzisz kwoty i etapy obok, a nie zasłonięte oknem. Przy dwóch osobach pracujących naraz zapis jednej sekcji nie nadpisuje pól, których nikt nie tknął — do serwera jadą tylko pola tej sekcji.

Jedna sekcja naraz. Otwarcie drugiej zamyka pierwszą i niezapisane zmiany przepadają — tak samo jak przy zamknięciu okna.

Okno na pełnym ekranie zostało wyłącznie do dodawania nowej umowy: tam nie ma jeszcze czego czytać obok, więc zasłonięcie ekranu nic nie kosztuje.

Wybierz umowę, której wersje chcesz zestawić. Po zmianie umowy listy wersji poniżej przeładowują się do jej własnej historii.

Wersja bazowa, względem której liczone są różnice. Zwykle wybiera się starszy stan umowy.

Wersja zestawiana z lewą. Najczęściej wybiera się nowszy stan umowy, żeby zobaczyć, co zmienił aneks.

Osobne, niezależne umowy z tym samym kontrahentem — nie aneksy tej umowy (te są w panelu „Historia współpracy” wyżej i w drzewie dokumentów). Odpowiada na pytanie „co jeszcze mieliśmy z tym partnerem”, gdy umowy zawiera się po kolei, na przykład miesiąc po miesiącu.

Lista powstaje z zapytania, nie z ręcznego wiązania. Nie ma pola „umowa poprzednia” ani „następna” i nie trzeba niczego łączyć — wystarczy, że umowa wskazuje tego samego kontrahenta. Dzięki temu historia nie może być niepełna z powodu pominiętego pola.

Przerwa jest ważniejsza niż same daty. Przy krótkich umowach jedną po drugiej realne pytanie brzmi „czy między nimi była luka” — dlatego każdy wiersz mówi „bez przerwy po poprzedniej” albo wyróżnia przerwę i podaje jej długość. Odstęp do trzech dni jest traktowany jako ciągłość: umowa kończąca się w piątek i zaczynająca w poniedziałek dzieli weekend, a nie współpracę.

Podsumowanie na górze podaje sumę całej współpracy — liczbę, której nie widać na żadnej pojedynczej umowie. Przy umowach w dwóch różnych walutach suma znika, bo złote dodane do euro są liczbą, której nie da się wydać.

Kontrahent, który zmienił formę prawną (jednoosobowa działalność → spółka), ma w kartotece dwa wpisy połączone następstwem. Panel czyta cały łańcuch, a umowy zawarte z wcześniejszym wpisem są oznaczone — inaczej historia urywałaby się w miejscu zmiany formy prawnej i wyglądało by to jak brak wcześniejszej współpracy.

Nie ma tu szkiców: umowa niezatwierdzona nigdy nie obowiązywała, więc w historii współpracy byłaby szumem i psułaby sumę. Są natomiast wszystkie, które kiedyś działały — wygasłe i rozwiązane też.

Zaznaczone znaczy: ta umowa kończy się fakturą albo rachunkiem — czekamy na dokument, a umowa staje w kolejce „Do wystawienia z umów”. Odznaczone znaczy: bez dokumentu — nic z tej umowy na fakturę nie czeka. Napis przy kratce opisuje zawsze stan zaznaczony, żeby dało się odpowiedzieć na jedyne pytanie, jakie się przy niej zadaje: co się stanie po kliknięciu.

Pytanie wcześniejsze niż „z góry czy z dołu”. Umowa o pracę nigdy nie dostanie faktury — wynagrodzenie idzie listą płac; do umowy zlecenia wystawia się rachunek, którego nikt nie wprowadza do rejestru faktur. Taka umowa z odhaczonym polem stała w kolejce „Do zafakturowania” bez końca i wyglądała jak zaległość, bo brak dokumentu wygląda identycznie jak dokument spóźniony.

Odznaczone znaczy: nic z tej umowy nie czeka na dokument. W Rejestrze pojawia się znacznik „Bez faktury”, a następny krok mówi, co naprawdę zostało do zrobienia — rozliczyć wpływ albo wypłacić z listy.

Pole przestawia się samo przy zmianie rodzaju umowy (etat i umowy cywilnoprawne gasną, B2B zapala się), ale to tylko podpowiedź — wolno ją odwrócić i to ustawienie przetrwa zapis. Umowa, w której nic tu nie zmieniono, jest umową z fakturą.

Przy umowie z przedsiębiorcą pytanie brzmi „netto czy brutto” i chodzi o VAT: różnica między dwiema postaciami kwoty jest podatkiem od transakcji, a kwota po drodze rośnie.

Przy umowie z osobą prywatną to samo pytanie nie ma sensu — VAT-u tu nie ma w ogóle. Kwota z umowy jest wynagrodzeniem na rękę: tyle dostaje człowiek. Firma dolicza do tego składki i zaliczkę na PIT, które odprowadza za niego, oraz własne składki płatnika. Kwota po drodze maleje (do wypłaty) albo rośnie (koszt firmy) — zależnie od tego, o którą stronę pytamy.

To samo słowo opisuje więc dwa różne mechanizmy, dlatego przy umowie zlecenia i o dzieło przełącznik VAT-u znika: obie jego odpowiedzi byłyby fałszywe.

Rzeczywiste kwoty za dany miesiąc wpisuje się na ekranie Lista płac — system ich nie liczy, bo nie jest systemem płacowym.

Wpisz co najmniej trzy znaki nazwy albo NIP-u. Krótsza fraza pasuje do wszystkiego, więc kosztuje zapytanie i nic nie zawęża — dlatego poniżej progu w ogóle nie pytamy serwera.

Po wybraniu kontrahenta wczytują się wszystkie jego dane: nazwa, NIP albo PESEL, informacja o tym, czy to firma czy osoba prywatna, oraz adres w częściach (ulica, druga linia, kod, miejscowość, kraj). Przepisywanie adresu ręcznie przy każdej umowie jest dokładnie tym, po co istnieje kartoteka.

Poprawka tych pól dotyczy tylko tej umowy — kartoteki nie zmienia. Umowa bywa podpisana pod starą nazwą albo na inny adres oddziału i to jest poprawny stan, a nie błąd do wyrównania.

Reprezentanci nie przychodzą z kartoteki i nie są przez nią nadpisywani: osoba podpisująca konkretną umowę jest cechą tej umowy, a nie kontrahenta.

Jeśli kontrahenta jeszcze nie ma w kartotece, użyj „Nie ma go w kartotece — wpiszę nazwę”. Umowa zapisze się od razu, a system założy zadanie „Dodaj do kartoteki”, żeby luka nie została na zawsze.

Rodzaj umowy mówi, CO ona reguluje (najem, licencja, dostawa). Forma współpracy mówi, KTO z kim i na jakiej podstawie (etat, umowa cywilnoprawna z osobą, B2B między przedsiębiorcami).

To rozdzielenie jest potrzebne, bo „B2B” nie jest typem umowy — oznacza tylko, że umowę zawierają przedsiębiorcy. W ramach B2B może to być umowa o świadczenie usług, agencyjna albo licencyjna, i to są trzy różne rzeczy.

Pozostawione puste, forma wylicza się z rodzaju (umowa o pracę → etat, zlecenie → cywilnoprawna). Wybór wpisany wprost zawsze wygrywa z wyliczonym — bo umowę najmu zawiera się i z firmą, i z osobą prywatną, a rodzaj nic o tym nie mówi.

Od formy zależy próg ZUS po 26. roku życia: etat i formy cywilnoprawne go mają, B2B nie.

Rozstrzyga, czy ta umowa stoi na Liście płac. „Decyduje forma współpracy” (domyślnie) znaczy: etat i umowa cywilnoprawna z osobą — tak, pozostałe — nie.

„Zawsze na liście płac” wybierz dla kogoś, kto faktycznie dla Ciebie pracuje, choćby umowa była B2B. „Nigdy na liście płac” — dla umowy, której kwota naprawdę przychodzi fakturą.

Oznaczenie „wymaga faktury / rachunku” NIE zdejmuje nikogo z listy płac: na liście stoją i osoby wystawiające rachunek, i te, które go nie wystawiają. Tamto pole mówi wyłącznie, czy po tej umowie spodziewać się dokumentu.

Ten wybór decyduje, czy strona ma NIP, czy PESEL. Nie wynika z rodzaju umowy i nie może wynikać: umowę najmu, pożyczki czy licencji zawiera się i z firmą, i z osobą prywatną.

Do wydania 1.0.268 PESEL pokazywał się wyłącznie wtedy, gdy rodzaj umowy nie był B2B — więc przy umowie z osobą prywatną system żądał NIP-u, którego ta osoba nie ma.

PESEL jest sprawdzany sumą kontrolną: numer z literówką zostanie odrzucony przy zapisie, a nie zapisany po cichu. Z poprawnego PESEL-u system potrafi też odczytać datę urodzenia potrzebną do progu ZUS.

Umowy pisze się różnie: etat i umowy cywilnoprawne podaje się zwykle w brutto, kontrakty B2B w netto. Bez tego oznaczenia 10 000 na etacie i 10 000 na B2B to w rejestrze ta sama liczba, choć z rachunku firmowego wychodzą z nich dwie różne sumy.

Druga postać kwoty jest zawsze wyliczana, nigdy zapisywana obok. Dwie zapisane kwoty rozjeżdżają się przy pierwszej zmianie stawki i wtedy nie wiadomo, która pochodzi z umowy.

Ważne: w tym wydaniu prognozy, cash flow i wartość kontraktu nadal liczą się z kwoty bazowej tak, jak dotąd — pole zapisuje znaczenie kwoty, ale jeszcze nie zmienia żadnego rachunku. Podpięcie go pod przepływy przesunęłoby liczby na wszystkich istniejących umowach naraz i wymaga osobnej decyzji.

Używana wyłącznie do przeliczenia kwoty na drugą postać (netto ↔ brutto). Pozostawiona pusta oznacza stawkę podstawową 23%.

Wpisz własną tam, gdzie umowa mówi co innego: 8%, 5%, 0% przy eksporcie usług albo przy zwolnieniu podmiotowym. Wartość spoza przedziału 0–100 zostanie odrzucona — liczba większa od stu zwykle znaczy, że w pole stawki trafiła kwota.

Przy umowie o pracę i umowach cywilnoprawnych z osobą stawka nie ma zastosowania: tam kwota brutto to podstawa składek, a nie kwota z VAT-em.

Każda karta to prawdziwy dokument: umowa pierwotna albo aneks — nie techniczna wersja zapisu. Poprawka kwoty, daty czy opisu, wpisana bez aneksu, nie dostaje własnej karty — jej dane są widoczne w dokumencie, do którego należy, tak jakby ta poprawka była jego częścią od początku.

Etapy i dokumenty pokazane przy dokumencie to te, które do niego przynależą — jeśli dokument obowiązuje nadal (bieżący), pokazane są jego dzisiejsze, poprawione dane, a nie stan z dnia podpisania.

Dokument bez przypisania do żadnego aneksu (wgrany przed wprowadzeniem tego przypisania) trafia do osobnej listy na końcu — nie przepada, tylko nie da się powiedzieć, którego aneksu dotyczy.

Wpisz datę, żeby zobaczyć, który dokument (umowa albo konkretny aneks) obowiązywał tego dnia — z jego etapami i dokumentami. To odpowiedź na pytanie „na jakich warunkach i za ile pracowałem z tym kontrahentem 12 sierpnia”, bez przeglądania całej historii.

Odpowiedź wskazuje na DOKUMENT, nie na numer wersji technicznej — poprawka wpisana miesiąc po aneksie nie zmienia odpowiedzi „który to aneks”.

Data wcześniejsza niż start umowy oddaje informację, że umowa jeszcze nie obowiązywała — to nie jest błąd, to prawdziwa odpowiedź.

Waloryzacja stawki, raport kwartalny, zwrot kaucji, przedłużenie polisy, obowiązki po rozwiązaniu. Czynności z terminem, których nie widać w żadnej kwocie i o których nie przypomni żadna faktura — a każda z nich kosztuje, gdy się o niej zapomni.

Dlaczego trzeba je wpisać ręcznie: termin decyzji o odnowieniu system policzy sam (data końca minus okres wypowiedzenia), bo obie liczby są w danych umowy. Klauzuli waloryzacyjnej nie policzy nikt — ona jest w treści umowy, a nie w jej danych.

To nie są etapy umowy. Etap dzieli wartość kontraktu na części do zafakturowania i etapy się sumują. Kaucja ma kwotę, ale nikt jej nie fakturuje — wpisana jako etap rozsypałaby wartość kontraktu.

„Waloryzacja co roku od 1 stycznia” to jeden wiersz, a nie dziesięć wierszy na dziesięć lat. Wiersz trzyma regułę; zadanie na tablicy jest jej wystąpieniem i powstaje dopiero na tyle dni przed terminem, ile ustawisz w wyprzedzeniu (domyślnie 14 — tyle samo, co przy decyzji o odnowieniu).

„Wykonane” przesuwa termin, a nie odhacza pozycję. Zobowiązanie cykliczne wraca za miesiąc, kwartał albo rok; jednorazowe wygasa i przestaje pytać.

Następny termin liczy się od terminu, a nie od dnia wykonania. Raport należny 10 stycznia i oddany 20 stycznia jest nadal raportem za ten kwartał — następny wypada 10 kwietnia. Liczenie od dnia wykonania przesuwałoby cały harmonogram za każdym spóźnieniem, aż roczna waloryzacja „od stycznia” wypadałaby w marcu.

Zobowiązanie zaniedbane przez rok dostaje najbliższy termin, który jeszcze nie minął — a nie dwanaście zaległych zadań pod rząd.

Umowa mówi, na co się umówiono; rozliczenie cykliczne — co się z tego co miesiąc dzieje: kiedy wypada odnowienie, ile wychodzi, czy przyszedł dokument. Jedna umowa miewa kilka takich rozliczeń (abonament, utrzymanie, dodatkowy moduł), odwrotnie nie — dlatego powiązanie zapisane jest raz, po stronie rozliczenia. „W obie strony” znaczy: widać je i ustawia się je i z umowy, i z rozliczenia — a nie że zapisane jest dwa razy. Dwa zapisy jednej prawdy rozjeżdżają się przy pierwszym odpięciu.

Odepnij zdejmuje z rozliczenia umowę — samo rozliczenie żyje dalej i nadal się nalicza. Nic tu nie usuwa danych.

Do podpięcia proponowane są wolne rozliczenia tego samego kontrahenta. Rozliczenie związane już z inną umową trzeba najpierw od tamtej odpiąć — świadomie, a nie przez przypadek.

Umowa mówi, czy w ogóle będzie faktura. Rozliczenie cykliczne ma własne ustawienie „faktura wymagana”. Gdy te dwie odpowiedzi są różne, jedna strona czeka na dokument, którego druga nigdy nie wystawi — i wtedy przy wierszu stoi wyjaśnienie, co się rozjechało.

Najkosztowniejszy przypadek: rozliczenie czeka na fakturę, choć umowa jej nie przewiduje. Taki wiersz wisi jako „brak dokumentu” miesiąc po miesiącu i wygląda dokładnie jak zaległość, którą trzeba ścigać — a ścigać nie ma czego.

Odwrotnie też warto poprawić: umowa przewiduje fakturę, a rozliczenie oznaczone jest jako „bez faktury” — wtedy dokument przyjdzie, ale nikt go w tym miejscu nie policzy.

Szablon podstawia gotowe teksty w pozycję na fakturze i uwagi, z automatycznym uzupełnieniem danych umowy i okresu.

Jest tylko skrótem: po podstawieniu każde pole nadal można ręcznie poprawić, a wysłane zostanie to, co widzisz, nie treść szablonu.

Szablony definiuje się raz i używa przy każdej fakturze — to najprostszy sposób, żeby opisy na fakturach dla tego samego klienta wyglądały tak samo co miesiąc.

Nazwa, NIP, e-mail i adres pochodzą z Kartoteki Kontrahenta. Poprawka wpisana tutaj dotyczy wyłącznie tej jednej faktury i nie zapisuje się w kartotece.

Jeżeli poprawiasz to samo pole drugi raz z rzędu, znaczy to, że dane w kartotece są nieaktualne — lepiej zmienić je u źródła, bo inaczej ta sama korekta wróci za miesiąc.

Nazwa nabywcy jest wymagana; pusty adres zatrzyma wysyłkę po stronie Fakturowni.

Nazwa usługi drukowana na dokumencie. Wypełniana z szablonu albo z nazwy umowy, do dowolnej zmiany.

Warto pisać ją tak, żeby klient rozpoznał, za co płaci, bez zaglądania do umowy — sam numer umowy bywa dla księgowości odbiorcy bezużyteczny.

Przycisk dodatkowych pozycji pozwala rozbić fakturę na kilka wierszy; każdy dostaje własną kwotę, a wszystkie liczone są tą samą stawką VAT.

Treść trafia do pola uwag Fakturowni i jest drukowana na dokumencie. Nic nie jest dopisywane po drodze — to, co tu widzisz, zobaczy klient.

Domyślnie wstawiany jest tu numer referencyjny płatności. Jeśli go usuniesz, nie znajdzie się nigdzie indziej na fakturze, a to on pozwala automatycznie dopasować wpłatę do tej faktury przy imporcie wyciągu.

Kwota podstawiona z umowy jest traktowana jako netto; brutto wylicza się z wybranej stawki VAT. Zmiana dotyczy tej faktury, umowa zostaje nietknięta.

Zmieniona kwota jest też zapamiętywana po stronie One View, więc obligo i prognoza pokazują to, co faktycznie zafakturowano, a nie pierwotną wartość z umowy.

Stawka VAT jest wysyłana wprost do Fakturowni — system jej nie weryfikuje pod kątem podatkowym, bo nie jest programem księgowym.

Unikalny znacznik nadawany przez One View każdemu zamówieniu na fakturę.

Ma jedno zadanie: gdy klient wpisze go w tytule przelewu, import wyciągu bankowego automatycznie połączy wpłatę z tą fakturą, nawet przy kwocie częściowej albo nietypowym opisie. Bez niego dopasowanie idzie po kwocie i nazwie, co bywa zawodne przy kilku fakturach dla tego samego klienta.

To numer wewnętrzny, niezależny od numeru faktury nadawanego przez Fakturownię — nie zastępuje go i nie ma znaczenia podatkowego.

Imię i nazwisko drukowane na fakturze jako osoba wystawiająca dokument. Pole opcjonalne.

Ma znaczenie tam, gdzie odbiorca wymaga wskazania osoby, a nie samej firmy. Puste pole oznacza, że Fakturownia użyje swojego ustawienia domyślnego.

Ustawia status zamówienia bez kontaktu z Fakturownią. Nie wystawia, nie anuluje i nie koryguje żadnego dokumentu.

Uzasadnione zastosowania są dwa: odnotowanie faktury wystawionej w Fakturowni ręcznie, poza One View, oraz odblokowanie pozycji, która utknęła w stanie przejściowym po awarii połączenia.

Każda zmiana zapisuje się w historii poniżej — razem z osobą i datą.

Pełny zapis zdarzeń: utworzenie, wysyłka, potwierdzenia, błędy i ręczne korekty statusu.

To jedyne miejsce, gdzie widać treść błędu zwróconego przez Fakturownię — przy powtarzającej się nieudanej wysyłce zwykle stąd wynika przyczyna (brak adresu, zły NIP, wygasły token).

Usuwa zamówienie na fakturę z One View. Dokument wystawiony w Fakturowni zostaje nienaruszony — usunięcie go tam jest osobną, ręczną czynnością.

Po usunięciu umowa wraca na listę jako „Nie wystawiono”, więc da się wystawić fakturę od nowa. Znika za to historia i numer referencyjny, a wpłata opisana starym numerem przestanie się automatycznie dopasowywać.

Rozsądne wyłącznie dla zamówienia, które powstało pomyłkowo i nie doszło do wystawienia dokumentu.

Symbol PKWiU pozycji faktury — u części kontrahentów wymagany, u części nie. Wpisany w szablonie zostaje zapamiętany i podpowiada się przy każdej kolejnej fakturze tego kontrahenta; przy samej fakturze można go jeszcze zmienić.

Kolumna PKWiU pojawia się na wydruku w Fakturowni tylko wtedy, gdy choć jedna pozycja ma symbol — pole zostawione puste znaczy „ten kontrahent nie wymaga PKWiU" i żadna pusta rubryka na jego fakturze się nie pokaże.

• Dozwolone są cyfry rozdzielone kropkami, na przykład 73.11.12.0.
• Przecinek wpisany z klawiatury numerycznej jest zamieniany na kropkę.
• Zapis ze spacjami („73 11 12 0") zostanie odrzucony — po wycięciu spacji powstałby inny symbol, a na fakturę pojechałoby coś innego, niż wpisano.

Miejscowość drukowana na fakturze jako miejsce wystawienia. Podpowiedziana z ustawień integracji z Fakturownią, do zmiany tylko na tej jednej fakturze.

Puste pole znaczy „nie wysyłamy” — o miejscu zadecyduje wtedy ustawienie konta w Fakturowni.

Żeby zmienić wartość dla wszystkich faktur, popraw ją w Ustawieniach → Fakturownia.pl, a nie tutaj.

Liczba dni od wystawienia do terminu zapłaty. Podpowiedziana z ustawień integracji, do zmiany tylko na tej jednej fakturze — na przykład gdy z tym kontrahentem umówiono się inaczej niż zwykle.

Zero znaczy „nie narzucamy terminu z One View” — obowiązuje wtedy ustawienie konta w Fakturowni.

Żeby zmienić wartość dla wszystkich faktur, popraw ją w Ustawieniach → Fakturownia.pl.

Tu widać wszystko, co idzie z One View do Fakturowni, niezależnie od tego, skąd wzięła się kwota: faktury z umów, refaktury kosztów, refaktury wydatków reklamowych i zamówienia wpisane ręcznie.

To nie są cztery mechanizmy — to jeden, z czterema wejściami. Wszystkie przechodzą przez tę samą usługę, ten sam rejestr i to samo okno przed wysyłką. Sprawdzanie statusów w Fakturowni przegląda zamówienia po statusie, nigdy po rodzaju, więc refaktura reklamowa dostaje potwierdzenie z KSeF i dopasowanie przelewu dokładnie tak samo jak faktura z umowy.

Aktualizacja idzie w trzy strony: Fakturownia → One View (potwierdzenie z KSeF i numer), One View → Fakturownia (zapłata rozpoznana w wyciągu bankowym), a po powrocie faktury z KSeF dokument wchodzi do Rejestru Przychodów i zamówienie zamyka się jako rozliczone.

Ekran prowadzi, a nie zastępuje miejsc, w których wystawia się faktury: kolumna „Czego dotyczy" mówi, o co chodzi w wierszu, a wystawianie i poprawianie zostaje tam, gdzie zamówienie powstaje. Wyjątkiem jest zamówienie ręczne — ono nie ma innego miejsca niż to.

Wpisz co najmniej dwa znaki nazwy firmy albo NIP-u. Kartoteka ma setki wpisów, a Ty i tak wiesz, komu wystawiasz fakturę — napisanie trzech liter jest szybsze niż przewinięcie takiej listy.

Faktury nie da się wystawić firmie, której nie ma w Kontrahentach — z jej kartoteki bierze się NIP, adres i dane nabywcy. Jeśli szukanego kontrahenta nie ma, dodaj go najpierw w „Kontrahentach".

Dane nabywcy da się poprawić w oknie przed wysyłką, ale poprawka dotyczy tej jednej faktury — kartoteki nie zmienia.

To ten numer podajesz kontrahentowi i po nim wpłata z wyciągu dopasowuje się do faktury. Kliknięcie numeru otwiera szczegóły wysyłki.

Kształt zależy od rodzaju zamówienia i zawsze rozróżnia pojedyncze zamówienie, a nie samo źródło: ELWU1C202608 to umowa nr 20 za sierpień 2026, ELWU1R77 to refaktura kosztu nr 77, ELWU1M0002 to drugie zamówienie ręczne. Same litery i cyfry — kreska, którą bank po drodze wytnie, oznaczałaby brak dopasowania.

Zamówienia ręczne dostają kolejny numer w ramach firmy, nadawany w chwili otwarcia okna i wysyłany razem z fakturą. Numery mogą mieć dziury (na przykład po usunięciu zamówienia) i tak ma być — mają być jednoznaczne, nie ciągłe.

Miesiąc, którego dotyczy usługa. Wypełnia znacznik {{okres}} w szablonie opisu — na przykład szablon „Refaktura kosztów reklamowych za okres {{okres}}" zamieni się w „…za okres sierpień 2026".

Umowa i miesiąc wydatków reklamowych mają swój okres zapisany w systemie. Ręczne zamówienie nie ma go skąd wziąć, dlatego wybierasz go tutaj — domyślnie jest to miesiąc bieżący, ale przy fakturze „z dołu" zwykle chodzi o poprzedni.

Zmiana miesiąca przelicza treść wybranego szablonu od nowa. Gdyby tylko zapamiętywała miesiąc, w polach zostałby tekst z poprzedniego okresu — a to gorsze niż nieuzupełniony znacznik, bo wygląda poprawnie i nikt tego nie sprawdza.

Okres jest wyłącznie treścią faktury. Numer zamówienia i numer referencyjny płatności nie zależą od niego, więc dwie faktury za ten sam miesiąc są w porządku.

Kliknięcie numeru referencyjnego na liście otwiera pełny opis zamówienia: stan u nas, to co pojechało do Fakturowni i odsyłacz do samej faktury.

W tym oknie nie da się niczego zmienić i tak ma być. Zmiana statusu, usunięcie zamówienia i historia zmian stoją w oknie „Zarządzaj", za innym uprawnieniem. Tutaj się patrzy, tam się działa.

Numer referencyjny jest uchwytem, bo to jedyna wartość, którą znasz już z tytułu przelewu — po niej najłatwiej trafić do właściwej faktury.

Identyfikator dokumentu po stronie Fakturowni — nie numer faktury w rozumieniu księgowym i nie numer KSeF. Kliknięcie prowadzi wprost do tej faktury w Twoim koncie Fakturowni (odsyłacz pojawia się, gdy w Ustawieniach zapisana jest domena konta).

Numer był zapisywany od początku, ale do wersji 1.0.244 pokazywał się tylko w jednorazowym komunikacie po wysyłce — po odświeżeniu ekranu nie było go już nigdzie. To nie był brak danych, tylko brak miejsca, w którym dało się je zobaczyć.

„— (nie utworzono)" znaczy, że Fakturownia nie potwierdziła utworzenia dokumentu; powód powinien być widoczny wyżej, w komunikacie o błędzie.

Dosłowna treść, która pojechała do Fakturowni: dane nabywcy, nazwa pozycji, kwoty, PKWiU, miejsce wystawienia, termin płatności i uwagi. Nie streszczenie i nie wyliczenie z nowa — zapis tego, co naprawdę wysłano.

Ślad zapisuje się przed wywołaniem Fakturowni, nie po. Powód, dla którego zwykle się tu zagląda, jest ten, że wysyłka się nie udała — a wtedy „co próbowaliśmy wysłać" jest jedyną informacją, która cokolwiek wyjaśnia.

Zamówienia wysłane przed wersją 1.0.245 nie mają zapisanej treści, bo One View jej wtedy nie przechowywał. Widać wtedy kwoty, numery i status, a samą treść — w Fakturowni.

Pole, którego nazwy nie tłumaczymy, pokazuje się pod swoją nazwą z API Fakturowni. Ukrywanie nieznanych pól zamieniłoby dowód w streszczenie — a ślad ma być czytelny zwłaszcza wtedy, gdy zawiera coś nieoczekiwanego.

„Czego dotyczy" to opis czytelny dla człowieka: nazwa umowy, numer kosztu, miesiąc wydatków reklamowych albo numer zamówienia ręcznego. Jest doczytywany na bieżąco, a nie przepisany do zamówienia — umowa może zmienić tytuł, a lista ma pokazywać stan aktualny.

Gdy źródła już nie ma (usunięta umowa, usunięty koszt), opis mówi to wprost. Puste miejsce wyglądałoby na błąd ekranu, a to jest informacja.

Lewa szyna nie jest filtrem po statusie. Kolejka wynika z warunku, w którym status jest tylko jednym ze składników:

• Do wysłania — zamówienie przygotowane, jeszcze nie poszło.
• Błędy do naprawy — Fakturownia odrzuciła; powód w szczegółach.
• Zawieszone > 7 dni — wysłane, wciąż bez numeru KSeF i stoi tak dłużej niż tydzień. Status tego nie powie: zamówienie wysłane dziś i wysłane trzy tygodnie temu mają ten sam status, a jedno z nich wymaga telefonu.
• Czeka na wpłatę — dokładnie ten zbiór, który przegląda przycisk „Odpytaj Fakturownię teraz", więc liczba w szynie zgadza się z tym, co przycisk zrobi.
• Do domknięcia importem — faktura jest w KSeF, ale nie weszła jeszcze do Rejestru Przychodów.
• Zamknięte w tym miesiącu — potwierdzenie, że praca ma koniec.

Kwota przy każdej kolejce jest z rozmysłu: „3 zawieszone" nie mówi, czy to problem, a „3 zawieszone, 69,2 tys." mówi.

Liczniki liczą pełny zbiór, nie zawężony widok — odpowiadają na „co mam do zrobienia w ogóle". Kliknięcie kolejki zawęża listę tym samym warunkiem, którym liczona jest jej liczba, więc obie nigdy się nie rozjadą.

Utworzone → wysłane do Fakturowni → numer faktury w Fakturowni → potwierdzone w KSeF → w Rejestrze Przychodów. Ani jeden krok nie jest ozdobą: każdy da się osiągnąć albo nie.

Pasek przerwany na czerwono znaczy coś innego niż pasek krótki. Czerwony to „stało się coś złego i trzeba zadziałać". Krótki to „jeszcze nie doszło" — zamówienie idzie zgodnie z planem, tylko wolniej.

Liczba dni od ostatniej zmiany stanu, nie od utworzenia zamówienia. Pytanie brzmi „jak długo to stoi w tym miejscu", a nie „ile ma lat" — zamówienie utworzone w lipcu i poprawione wczoraj nie jest zawieszone.

Chip zmienia kolor po tygodniu (pomarańczowy) i po dwóch (czerwony) — ten sam próg, którym wyznaczana jest kolejka „Zawieszone".

Status opisuje przeszłość („wysłano do Fakturowni"). Następny krok mówi, co zrobić („sprawdź wysyłkę w Fakturowni"). To dwie różne informacje i tylko druga jest przydatna, gdy przeglądasz listę.

„Czeka na numer KSeF" i „Sprawdź wysyłkę w Fakturowni" to ten sam status — różni je czas. Pierwsze znaczy „idzie zgodnie z planem", drugie „ktoś powinien zajrzeć po drugiej stronie".

Krok wynika z tych samych warunków co kolejki, więc nie da się ich rozjechać.

One View → Fakturownia: dane zamówienia. Kontrahent, kwoty, opis z szablonu, identyfikator zamówienia i numer referencyjny do tytułu przelewu. Raz, w chwili wysyłki.

Fakturownia → One View: wynik wysyłki do KSeF. One View tylko odczytuje wynik — nigdy nie wysyła do KSeF sam. Numer KSeF pojawia się wtedy, gdy Fakturownia wyśle dokument.

One View → Fakturownia: zgłoszenie zapłaty. Wysyła się automatycznie, gdy wpłata z wyciągu bankowego dopasuje się po numerze referencyjnym — nigdy po ręcznym oznaczeniu faktury jako zapłaconej.

Wszystkie cztery rodzaje zamówień przechodzą tę samą wymianę. Sprawdzanie statusów przegląda je po stanie, nigdy po rodzaju, więc refaktura reklamowa zachowuje się dokładnie jak faktura z umowy.

To jedyna kolejka, w której wiersze jeszcze nie istnieją. Pozostałe pokazują zamówienia, które gdzieś stoją; ta pokazuje umowy, z których faktura powinna wyjść, a jeszcze nie wyszła. Dlatego nie mają numeru referencyjnego, wieku stanu ani drogi zamówienia — nic się z nimi jeszcze nie stało.

Skąd bierze się kwota: z umowy — z jej etapu przypadającego na okres albo z kwoty bazowej. Nazwa umowy w wierszu jest odnośnikiem: kliknięcie otwiera umowę, więc kwotę można poprawić u źródła, zanim faktura pojedzie.

Umowa, która ma już zamówienie, tutaj nie stoi — stoi w kolejkach zamówień, bo tam się właśnie znajduje. Jedna faktura pokazana dwa razy zamieniłaby licznik w zgadywanie.

Wyjątek: zamówienie z błędem wysyłki zostaje w kolejce „Nieudane” i tam ma przycisk „Spróbuj ponownie” — poprawia się je w miejscu, a nie zakłada drugiego.

To punkt odniesienia, a nie okres faktur. Okres każdego wiersza zależy od trybu fakturowania jego umowy: umowa fakturowana z góry dostaje wybrany miesiąc, umowa z dołu — miesiąc poprzedni. Dlatego na jednej liście mogą stać obok siebie wiersze za sierpień i za lipiec, i dlatego wysyłka bierze okres z wiersza, a nie z tego wyboru.

Domyślnie miesiąc bieżący — i to jest celowe. Za fakturowanie za miesiąc zakończony odpowiada tryb ustawiony na umowie, a nie domyślny wybór ekranu. Przestawianie miesiąca zostaje na nadrobienie zaległości i poprawę po fakcie.

Dotyczy wyłącznie kolejki „Do wystawienia z umów”. Zamówienia mają oś czasu względną („zawieszone dłużej niż 7 dni”), więc zamówienie wiszące od marca nie należy do żadnego wybranego miesiąca — przestawienie nie rusza ich liczników i dlatego wybór miesiąca pokazuje się tylko przy tej jednej kolejce.

Kwota brutto tego wiersza, w jego walucie. Przy zamówieniu jest to kwota, która pojechała do Fakturowni; przy umowie do wystawienia — kwota, która pojedzie, wyliczona z umowy na jej okres.

Liczba pod nazwą kolejki to suma brutto jej wierszy — mówi, ile pieniędzy stoi za daną pracą, a nie tylko ile jest pozycji.

Kwotę można zmienić w oknie przed wysyłką i tylko tam. Zmiana dotyczy tej jednej faktury i nie wraca do umowy — jeśli kwota jest trwale inna, popraw umowę, a nie fakturę.

• Wystaw fakturę — tylko przy wierszu z kolejki „Do wystawienia z umów”. Otwiera okno podglądu: widać w nim dokładnie to, co pojedzie do Fakturowni, i można to jeszcze poprawić. Faktura powstaje po potwierdzeniu w oknie, a nie po kliknięciu przycisku.
• Spróbuj ponownie — przy zamówieniu z błędem wysyłki. Ponawia wysyłkę tego samego zamówienia, nie zakłada drugiego. Powód poprzedniej porażki stoi w kolumnie „Następny krok”.
• Zarządzaj — narzędzie awaryjne: ręczna zmiana statusu po stronie One View, historia zamówienia i usunięcie wpisu. Nie rusza faktury w Fakturowni — usunięcie wpisu kasuje ślad u nas, a nie dokument u nich.

Wystawianie wymaga uprawnienia do zamówień na fakturę, „Zarządzaj” — osobnego uprawnienia do zarządzania nimi. Brak przycisku znaczy brak uprawnienia, a nie brak możliwości.

Przy umowie z osobą prywatną to firma odprowadza wszystkie należności: składki społeczne, zdrowotną i zaliczkę na PIT. Umowa mówi jedną kwotę, a z konta firmowego wychodzą trzy różne przelewy, do trzech różnych odbiorców, w trzech różnych terminach.

Z jednego wiersza listy płac wychodzą trzy liczby, których nie wolno mylić: do wypłaty — tyle dostaje człowiek; brutto — podstawa rozliczeń z ZUS-em i urzędem; koszt firmy — brutto plus składki płatnika, czyli to, co naprawdę zabiera z rachunku.

Umowa na „5 500 zł na rękę” kosztuje firmę około 9 200 zł. Bez wpisanej listy płac koszt takiej umowy jest zaniżony o blisko 40 %.

Wiersz stoi tu także wtedy, gdy nic jeszcze nie wpisano — brak wpisu jest stanem do uzupełnienia, a nie nieobecnością. Umowa, której nie widać, o sobie nie przypomni.

To jest decyzja, a nie brak funkcji. ELWU One View nie jest systemem płacowym — nie prowadzi deklaracji, DRA ani PIT-11 i nie ma nimi być.

Trzy powody, dla których własna arytmetyka byłaby gorsza od przepisania z papieru:

1. Rozliczenie robi system kadrowo-płacowy i to on ma rację. Nasze liczby rozjechałyby się z jego liczbami co do groszy, a przy rozjeździe wygrywa ten drugi.
2. Stawki, progi i ulgi zmieniają się co roku. Wzór wpisany w kod jest prawdziwy do najbliższej nowelizacji i milczy o tym, kiedy przestaje być prawdziwy.
3. Wpisane liczby są zawsze zgodne z tym, co faktycznie poszło do ZUS-u i urzędu — bo stamtąd pochodzą.

System sprawdza za to jedną rzecz, której nie da się podrobić: czy wiersz się spina. Brutto minus wszystkie potrącenia musi dać dokładnie kwotę do wypłaty. Przepisywanie siedmiu liczb to siedem okazji do pomyłki, a wpis przyjęty po cichu wygląda później jak liczba policzona przez system.

Lipcowej listy płac nie da się wpisać w lipcu: powstaje ostatniego dnia miesiąca albo później. Dlatego zadanie „Wpisz listę płac” pojawia się po 1. dniu miesiąca i dotyczy miesiąca poprzedniego.

Lista miesięcy jest ciągła i liczy się z kalendarza, a nie z tego, co już wpisano — inaczej miałaby dziury dokładnie tam, gdzie czegoś brakuje, czyli tam, gdzie trzeba wejść.

Zadanie zamyka się samo, kiedy każda umowa tego miesiąca ma wpis. Nie trzeba go odhaczać — zadanie, które odhacza się po tym, jak praca została zrobiona gdzie indziej, uczy odhaczania bez patrzenia.

Płatnik z osobowością prawną (spółka z o.o., akcyjna) płaci składki do 15. dnia następnego miesiąca; pozostali płatnicy — do 20. Zaliczka na PIT idzie do urzędu do 20. niezależnie od formy.

System podpowiada te daty, ale pozwala je poprawić — i to jest celowe. Nie wie z pewnością, kim jest płatnik, a termin, którego nie da się zmienić, byłby regułą podatkową wpisaną w kod. Takich reguł tu nie trzymamy.

Sprawdź podpowiedziany termin przy pierwszym wpisie. Jeśli jest zły dla Twojej formy, popraw go — przy kolejnych miesiącach będzie widać, jak wyglądał poprzednio.

Arkusz to tryb wpisywania: jeden wiersz na umowę, kolumny to pozycje z listy płac. Wpisujesz wprost w komórkę i zapisujesz cały miesiąc jednym przyciskiem — nie trzeba otwierać ani zamykać żadnego panelu.

Dwa bloki kolumn. „Kwoty” to siedem pól, które przepisujesz z papieru, plus trzy liczby wyliczone: potrącenia razem, koszt firmy i sprawdzenie. „Terminy i notatka” to daty — podpowiada je system i rusza się je rzadko, dlatego stoją osobno. Nic nie znika: blok przełącza się jednym kliknięciem, a wybór zostaje zapamiętany.

Sprawdzenie widać dla wszystkich naraz. Kolumna „Sprawdzenie” mówi przy każdej osobie, czy brutto minus potrącenia daje kwotę do wypłaty, i podaje różnicę. Wiersz, który się nie spina, nie zablokuje zapisu pozostałych — zapisze się reszta, a on wróci z powodem i z nazwiskiem.

To nadal nie jest system płacowy. Wyliczone kolumny to wyłącznie dodawanie tego, co przepisałeś. Stawek ZUS i PIT ten ekran nie zna i znać nie będzie — przy rozbieżności z systemem kadrowym to on ma rację, nie my.

Refakturowanie prowadzone jest jak rachunek każdego kontrahenta, nie jak zestawianie faktur parami. Koszt poniesiony na jego rzecz wchodzi na ten rachunek po stronie „poniesione", refaktura po stronie „przefakturowane", a wpłata po stronie „zapłacone".

Dlatego są trzy liczby, a nie jedna, i dwie luki między nimi: do przefakturowania (nie wystawiłem) i wystawione, nie wpłynęło (wystawiłem, pieniądze nie wróciły). Zlanie ich w jeden wskaźnik ukryłoby różnicę między „zapomniałem wystawić" i „klient nie zapłacił" — a to dwie zupełnie różne rozmowy.

Nadwyżka refaktur jest osobną liczbą, nie ujemnym saldem: zwykle znaczy marżę albo zaliczkę i wymaga decyzji człowieka. Odpisane to koszty, których świadomie nie refakturujesz — wypadły z salda, ale zostały z powodem.

Koszty oznaczone jako prefinansowane dla kontrahenta, przy których nie wskazano, na czyją rzecz je poniesiono. Dopóki tego nie zrobisz, nie wchodzą do niczyjego rozliczenia — nie widać ich w kartotece żadnego kontrahenta i nie ma czego refakturować.

Praca idzie partiami: zaznacz kilka dokumentów i przypisz je jednym ruchem, bo faktury z jednego importu zwykle dotyczą tego samego kontrahenta.

Jeśli nie wiadomo, komu zapisać dany koszt, odłóż go przyciskiem „Nie wiem komu — zostaje u mnie". Zostanie w dokumentacji i zniknie z tej listy, ale nie zostanie uznany za koszt własny firmy.

Koszty, przy których świadomie odłożono decyzję: nie wiadomo, komu je zapisać, więc zostają na koncie firmy, nieprzypisane żadnemu kontrahentowi.

To trzeci stan, różny od dwóch pozostałych. „Do przypisania" znaczy, że nikt tego jeszcze nie oglądał. „Koszt Agencji" (zdjęcie oznaczenia w podglądzie dokumentu) znaczy, że sprawa jest zamknięta — to nasz koszt i nie będzie refakturowany. Tutaj sprawa jest otwarta, ale nie do zrobienia dzisiaj.

Takie koszty nie wchodzą do żadnej puli i nie zawyżają niczyjego salda. Gdy okaże się, czyj to koszt, zaznacz go i wróć nim do przypisania.

Koszty, które mają wskazanego kontrahenta, a refaktury jeszcze nie wystawiono. To jest lista realnej roboty: każda pozycja to pieniądze wyłożone za kogoś, których jeszcze nie zażądano.

Kolejność jest od najstarszych, bo w tej kolejności pieniądze wracają i w tej kolejności rośnie ryzyko, że wrócą trudniej.

Nową refakturę wystawia się z podglądu dokumentu kosztowego — kliknij numer faktury, a w oknie znajdziesz „Utwórz refakturę w Fakturowni".

Gdy faktura już istnieje (wystawiłeś ją wcześniej albo weszła z KSeF), zaznacz koszty i użyj „Przypisz do wystawionej faktury". Zaznaczenie musi dotyczyć jednego kontrahenta — wystawiona faktura ma jednego nabywcę. Zaznaczyć da się tylko pozycje mające dokument; przypisu wpisanego ręcznie nie ma czego z fakturą powiązać.

Przypisanie domyka rachunek refaktur: faktura wchodzi do niego raz, swoją kwotą netto, niezależnie od tego, ile kosztów pokrywa, i z opisem, który zobaczysz w oknie przed kliknięciem. Dzięki temu pozycja przestaje wisieć jako „do przefakturowania", a po zapłacie kontrahenta sama przechodzi do „zapłacone".

Nic nie idzie do Fakturowni ani do KSeF — mówisz wyłącznie, które koszty ta faktura pokrywa. Jeśli koszty przewyższają netto faktury, okno to powie: nadwyżka jest normalna (marża, część kosztów na następną fakturę) i pokaże się w rachunku osobno.

Koszty, przy których podjęto decyzję: ten wydatek nie zostanie przefakturowany. Wypadły z salda kontrahenta, ale zostały widoczne razem z powodem — bo wskaźnik odzysku, który poprawia się „sam", jest gorszy niż wskaźnik zły.

Powód jest wymagany przy odpisywaniu. To jedyne miejsce, w którym pieniądze schodzą z rachunku bez wpłaty, więc musi po nim zostać ślad z uzasadnieniem.

Decyzja jest odwracalna: „Przywróć do rozliczenia" wraca przypis na saldo kontrahenta, gdyby okazało się, że koszt jednak da się przerzucić.

Jeden wiersz to jeden kontrahent i jego cały rachunek refakturowy: ile na niego wyłożono, ile przefakturowano, ile wróciło i co zostaje w dwóch lukach.

Stan po prawej odpowiada na pytanie „czego tu trzeba": Do przefakturowania — jest co wystawić; Czeka na wpłatę — wystawione, pieniądze nie wróciły; Nadwyżka refaktur — przefakturowano więcej niż poniesiono, co wymaga sprawdzenia; Rozliczone — pieniądze wróciły w całości.

Wiersze są posortowane po kwocie do przefakturowania, więc na górze stoi to, co najbardziej się opłaca zrobić. Szczegóły jednego kontrahenta — z wykazem dokumentów i wiekowaniem — są w jego Kartotece Kontrahenta.

Rozstrzyga, gdzie kontrahent pojawia się w systemie i jak liczą się jego kwoty:

• Klient — wystawiasz mu faktury. Jego kwoty wchodzą do przychodu i do należności.
• Dostawca — on wystawia faktury Tobie. Kwoty wchodzą do kosztów i do zobowiązań.
• Urząd / ZUS — daniny publiczne. Traktowane osobno w przepływie gotówki, żeby nie mieszały się ze zwykłymi kosztami operacyjnymi.
• Bank — opłaty i prowizje bankowe.

Typ nie blokuje niczego: kontrahent oznaczony jako klient może mieć u siebie faktury kosztowe i odwrotnie. Decyduje o domyślnym zachowaniu i o tym, którą kartotekę otwiera pulpit, a przy nieokreślonym typie kartotekę wybiera kierunek, w którym płyną pieniądze.

B2B, umowa zlecenie, umowa o dzieło, umowa o pracę albo subskrypcja.

To pole opisuje charakter relacji, nie formę prawną firmy. Ma znaczenie w Rejestrze Umów i w prognozie kosztów: przy umowach o pracę i zleceniach system wie, że do kwoty netto dochodzą obciążenia po stronie pracodawcy, i uwzględnia je w symulacji.

Pole opisowe — nie zmienia sposobu księgowania dokumentów.

Nazwa w brzmieniu, jakie ma trafiać na dokumenty i do integracji z Fakturownią.

Warto wpisać ją tak, jak widnieje na fakturach kontrahenta — to po nazwie system dopasowuje dokumenty przy imporcie z e-maila, z OCR-a i z KSeF-a. Rozbieżność nie jest błędem krytycznym (dopasowanie idzie przede wszystkim po NIP-ie), ale zwiększa liczbę dokumentów trafiających do ręcznej weryfikacji.

Krótka forma używana tam, gdzie pełna nazwa się nie mieści: w tabelach, na wykresach koncentracji klientów, w podsumowaniach.

Puste pole oznacza, że wszędzie pokazywana jest pełna nazwa — a wtedy w wąskich kolumnach zostanie przycięta wielokropkiem. Przy długich nazwach spółek warto uzupełnić.

Numer identyfikacji podatkowej. To po nim, a nie po nazwie, system rozpoznaje kontrahenta przy imporcie z KSeF-a, z OCR-a i z e-maila.

Wpisanie NIP-u jest najskuteczniejszą pojedynczą rzeczą, jaką można zrobić, żeby dokumenty tego kontrahenta trafiały do rejestru automatycznie zamiast lądować w kolejce do weryfikacji.

Pole jest rozbite na kraj nadania numeru i sam numer. Myślniki i spacje są czyszczone w locie, a wklejenie całości („PL123-456-78-90", „IE9692928F") samo rozkłada się na jedno i drugie.

Numer nie zawsze jest samymi cyframi. Irlandzki ma literę na końcu (9692928F), niderlandzki w środku (123456789B01) — i to jest część numeru, która zostaje. Odcinany jest wyłącznie kod kraju, bo ma własne pole. Do wersji 1.0.371 takie numery trafiały do pola numeru razem z krajem, więc ta sama firma zapisana raz z „IE", a raz bez, była dla systemu dwiema różnymi firmami; po aktualizacji zapisane numery są porządkowane automatycznie.

Kraj nie jest ozdobą. Świadczy o tym, że kontrahent ma NIP europejski, a przepisy podatkowe traktują inaczej firmę działającą wyłącznie w kraju, a inaczej na rynku europejskim — i to on odróżnia dwie firmy europejskie o tych samych cyfrach. Pozostawiony jako „nieokreślony" nie jest błędem: znaczy „nie podano", a nie „krajowy". Kontrahentów z nieokreślonym krajem zbiera lista Raporty → Dane kontrahentów → „Bez kraju NIP-u".

Firma spoza Unii, ale z numerem nadanym w Unii ma na liście krajów własną pozycję: „numer unijny (OSS)", czyli numery zaczynające się od EU (procedura nieunijna OSS — tak rozliczają się dostawcy usług cyfrowych, np. Zapier z numerem EU372079631). To nie jest kraj i celowo nie udaje kraju — dlatego pozycja nazywa się tak, jak nazywa. Takiego numeru nie potwierdza VIES: VIES pyta rejestry państw członkowskich, a państwa „EU" nie ma, więc podczytanie po NIP-ie powie wprost, że tego numeru nie sprawdza — dane trzeba uzupełnić ręcznie. Lista krajów jest zamknięta świadomie: przedrostki bywają odczytywane z faktury automatycznie, a wolne pole wpuszczałoby do kartoteki numery, o których system tylko udaje, że wie.

Suma kontrolna numeru polskiego jest sprawdzana, ale tylko ostrzega i nie blokuje zapisu: bywa, że numer jest znany z dokumentu, którego nie ma po co poprawiać.

Dziewięcio- lub czternastocyfrowy numer z rejestru GUS.

System nie używa go do rozpoznawania dokumentów — tym zajmuje się NIP. REGON bywa potrzebny w umowach, przetargach i wnioskach, gdzie druga strona wprost o niego prosi.

Puste pole niczego nie blokuje.

Adres używany do korespondencji i do wysyłki faktur przez Fakturownię.

Ma też drugie zastosowanie, mniej oczywiste: przy imporcie dokumentów ze skrzynki e-mail adres nadawcy pomaga przypisać załącznik do właściwego kontrahenta, zanim jeszcze ktokolwiek przeczyta treść faktury.

Pole informacyjne, nieużywane przez żadną automatykę.

Nabiera znaczenia w jednym momencie: gdy z panelu „Wiekowanie należności” trzeba zadzwonić w sprawie faktury po terminie. Wtedy numer wpisany wcześniej oszczędza szukania.

Liczba dni od wystawienia dokumentu do upływu terminu zapłaty. Podstawiana automatycznie przy tworzeniu nowych dokumentów dla tego kontrahenta.

To pole realnie wpływa na prognozę salda i na DSO: system zakłada, że faktura wystawiona dziś zostanie opłacona po tylu dniach. Wpisanie 14 dni tam, gdzie klient faktycznie płaci po 45, sprawia, że prognoza konsekwentnie zawyża gotówkę.

Lepiej wpisać termin rzeczywisty niż ten wynegocjowany w umowie.

Podstawiana przy tworzeniu nowych dokumentów dla tego kontrahenta.

Wybór waluty innej niż złoty oznacza, że dokumenty będą przeliczane po kursie z dnia — kwoty w raportach i na pulpicie zawsze pokazywane są w walucie firmy, żeby dało się je sumować.

Nie blokuje wystawienia pojedynczego dokumentu w innej walucie.

Adres składa się z pól i tylko z pól — ulica z numerem, druga linia (lokal, piętro, oddział), kod pocztowy, miejscowość i kraj. To jest JEDEN adres kontrahenta, używany wszędzie: na fakturze, w umowie i w danych wysyłanych do systemu fakturowego.

Do 1.0.277 stało tu obok drugie, swobodne pole „Adres”, a pola rozbite nosiły nazwę „do Fakturowni”. Było to podwójnie mylące: dwa niezależnie edytowalne zapisy tego samego adresu mogły mówić dwie różne rzeczy (i nic tego nie pilnowało), a nazwa sugerowała, że pola istnieją dla integracji, podczas gdy jest odwrotnie — tylko rozbity adres da się umieścić na fakturze i w umowie.

Adres zapisany dawniej, jednym ciągiem, kartoteka nazywa „do rozbicia” i pokazuje wprost. Taki adres nie wejdzie na fakturę ani do umowy, dopóki nie trafi do pól — dlatego wybranie takiego kontrahenta do umowy wstawiało puste pola adresu. Aktualizacja rozbija automatycznie te adresy, w których jest kod pocztowy w formacie 00-000; pozostałe (m.in. zagraniczne) trzeba uzupełnić ręcznie, bo podział „na oko” wpisałby w pola faktury zgadnięte dane.

Główny rachunek tego kontrahenta.

Ma dwa zastosowania. Przy dostawcy — to konto, na które płacisz, więc numer pod ręką skraca przygotowanie przelewu. Przy imporcie wyciągu bankowego — numer rachunku pomaga przypisać przelew do właściwego kontrahenta nawet wtedy, gdy tytuł przelewu nic nie mówi.

To drugie zastosowanie jest ważniejsze, niż się wydaje: bez niego część operacji trafia do ręcznego dopasowania.

Cztery ostatnie cyfry karty, którą płacisz temu dostawcy (np. za subskrypcje).

Wyciągi bankowe podają przy obciążeniach kartowych właśnie końcówkę numeru. Wpisana tutaj pozwala automatycznie rozpoznać, czyje to obciążenie, zamiast zostawiać je jako nieprzypisaną pozycję.

Nie przechowujemy pełnego numeru karty i nie jest on do niczego potrzebny.

Lista rachunków poza głównym numerem konta. Każdy można opisać etykietą (np. „rachunek walutowy”, „stary rachunek”).

Osobno oznacza się konto VAT — rachunek techniczny mechanizmu podzielonej płatności. Oznaczenie ma znaczenie przy dopasowywaniu wpłat: przelew na konto VAT to część rozliczenia tej samej faktury, a nie odrębna płatność.

Każdy dodany rachunek bierze udział w automatycznym rozpoznawaniu operacji z wyciągu — im więcej ich znasz, tym mniej pozycji zostaje do ręcznego przypisania.

Notatka widoczna wyłącznie wewnątrz Twojej firmy — nie trafia na żaden dokument ani do żadnej integracji.

Praktycznie używa się jej do rzeczy, które trudno wyrazić polami: kto jest osobą kontaktową, dlaczego ten klient ma nietypowy termin, na co uważać przy rozliczeniu.

Wyłączenie nie kasuje niczego. Wszystkie dokumenty, kwoty i historia zostają, a kontrahent nadal liczy się w raportach za okresy, w których był aktywny.

Zmienia się jedno: przestaje się pokazywać na listach wyboru przy tworzeniu nowych dokumentów.

To właściwy sposób na zamknięcie zakończonej współpracy — usunięcie kontrahenta zerwałoby powiązania z jego dokumentami.

Wskazuje poprzednika tego kontrahenta: wpis, pod którym ta sama firma figurowała wcześniej.

Sytuacja typowa przy przekształceniu jednoosobowej działalności w spółkę albo przy zmianie NIP-u. Formalnie to dwa różne podmioty i dwa różne wpisy — ale z punktu widzenia współpracy to jeden klient, a historia rozbita na dwie kartoteki mówi mniej niż każda z nich osobno.

Po wskazaniu poprzednika kartoteka i zestawienia potrafią pokazać historię ciągłą, obejmującą oba wpisy. Dokumenty pozostają przypisane do właściwych podmiotów — łączy się widok, nie dane.

Oznacza tę kartotekę jako Twoją własną firmę, a nie kontrahenta zewnętrznego.

Skutek jest konkretny: te dane trafiają jako sprzedawca na dokumenty i do integracji, a kwoty tego wpisu przestają być liczone jako obroty z kontrahentem — bo nie handlujesz sam ze sobą.

W firmie jest dokładnie jeden taki wpis. Ustawienie go na innej kartotece przenosi oznaczenie, nie duplikuje go.

Usunięcie jest trwałe i możliwe tylko wtedy, gdy z kontrahentem nie jest powiązany żaden dokument. Przy powiązaniach system odmówi — inaczej faktury zostałyby bez drugiej strony, a raporty historyczne przestałyby się zgadzać.

Właściwy sposób na zakończoną współpracę to odznaczenie „Kontrahent aktywny”: znika z list wyboru, a cała historia i kwoty zostają.

Usuwanie ma sens praktycznie tylko dla wpisu utworzonego przez pomyłkę albo duplikatu, do którego nic nie zdążyło się podpiąć.

Skrót subskrypcji i kosztów cyklicznych powiązanych z tym kontrahentem.

Sekcja odpowiada na pytanie, które przy samej liście dokumentów bywa niewidoczne: ile ten kontrahent kosztuje albo przynosi co miesiąc, niezależnie od pojedynczych faktur. To ta kwota wchodzi do prognozy salda jako pozycja pewna.

Pusta sekcja znaczy tylko tyle, że nic cyklicznego nie zostało z tym kontrahentem powiązane — nie że nic się nie powtarza.

Ustawiasz raz, na kartotece: KOSZTY albo PRZYCHODY. Od tej chwili nowe faktury tego kontrahenta wchodzą z tą podpowiedzią, bez poprawiania przy każdym dokumencie.

To jest Twoja deklaracja, nie domysł systemu, dlatego bije wszystkie pozostałe źródła podpowiedzi: typ kontrahenta, zapamiętaną regułę importu, historię jego faktur i formę współpracy. Ten sam kontrahent bywa raz sprzedającym, raz kupującym — ustawienie mówi, którą stronę traktować jako zwykłą.

Nie ustawiono nie znaczy „błąd" — znaczy, że podpowiedź liczy się jak dotąd, czyli z wnioskowania.

Grupa nie blokuje niczego: pojedynczy dokument nadal można przypisać inaczej.

Kategoria z wybranej grupy, która podpowie się na nowych fakturach tego kontrahenta.

Najpierw grupa, potem kategoria — i to nie jest kolejność dla porządku. Katalog kategorii dopuszcza zakres „koszty i przychody", więc sama kategoria nie mówi, o którą stronę chodzi. Dlatego wyczyszczenie grupy czyści też kategorię.

Samą grupę wolno ustawić bez kategorii — „ten kontrahent to zawsze koszty, a kategoria zależy od pozycji" jest sensownym ustawieniem.

Pod spodem pojawia się kratka „Po zapisaniu przypisz tę kategorię istniejącym fakturom". Zaznaczenie jej pokazuje liczby: ile faktur jest bez kategorii, ile ma już tę, a ile inną. Nadpisanie tych z inną kategorią wymaga drugiego, osobnego zaznaczenia — bo kasuje wcześniejsze decyzje i nie da się tego cofnąć jednym ruchem.

Suma dokumentów składających się na wybraną pozycję przepływu gotówki — na przykład na koszty operacyjne, wynagrodzenia albo wpływy ze sprzedaży.

Kwota reaguje na oba filtry ekranu: miesiąc wybrany na wykresie i pozycję wybraną w panelu struktury. Podpis pod wartością zawsze mówi, jakiego zakresu dotyczy.

Liczona jest z pełnego zestawienia po stronie serwera, nie z listy dokumentów obok — lista bywa przycięta, kwota nigdy.

Porównanie kwoty z zaznaczonego miesiąca z miesiącem bezpośrednio go poprzedzającym, przy tym samym filtrze pozycji.

Kafelek bywa pusty i podpis pod nim mówi dlaczego — powody są trzy i znaczą co innego:

• Nie wybrano miesiąca — patrzysz na całe 12 miesięcy naraz. Kliknij słupek na wykresie.
• Brak wcześniejszego miesiąca w oknie — zaznaczony miesiąc jest pierwszy w widocznym roku.
• Poprzedni miesiąc wyniósł 0 zł — nie ma od czego liczyć procentu. Przy zawężeniu do jednego klienta czy jednej kategorii to sytuacja normalna, nie błąd.

Średnia z tych miesięcy w oknie 12-miesięcznym, w których ta pozycja w ogóle wystąpiła. Miesiące zerowe są pomijane, żeby przerwa nie zaniżała sztucznie poziomu odniesienia.

Ten kafelek celowo nie reaguje na filtr miesiąca. Jest tym, wobec czego czytasz wybrany miesiąc — gdyby zmieniał się razem z nim, porównanie nie miałoby sensu. Filtr pozycji natomiast honoruje.

Podpis pod wartością podaje, ile miesięcy weszło do średniej.

Liczba dokumentów w wybranym zakresie filtrów.

Czytana razem z kwotą mówi więcej niż każda z osobna: jeden duży dokument i czterdzieści drobnych dają tę samą sumę, ale zupełnie inny obraz tego, na co idą pieniądze — i inną odpowiedź na pytanie, gdzie szukać oszczędności.

To liczba wszystkich dokumentów, także gdy lista obok pokazuje tylko najnowsze 300.

Jaką część całej strony przepływu stanowi to, na co właśnie patrzysz — wpływów przy pozycji przychodowej, wydatków przy kosztowej.

Udział pomaga zachować proporcje. Koszt, który w liczbach bezwzględnych wygląda groźnie, bywa marginesem całości; i odwrotnie — pozycja, która nie rzuca się w oczy, potrafi zjadać znaczną część miesiąca.

Wskaźnik reaguje na oba filtry, więc po zawężeniu do jednego klienta lub jednej kategorii pokazuje udział właśnie tego wycinka.

Lista dokumentów spełniających oba aktywne filtry: wybrany miesiąc i wybraną pozycję. Nagłówek podaje, ile pozycji widać.

Dwa miejsca są klikalne: numer dokumentu otwiera jego pełny podgląd, a nazwa kontrahenta prowadzi do jego kartoteki. Ścieżka powrotu zostaje w okruszkach na górze ekranu.

Lista jest ograniczona do 300 najnowszych dokumentów z okna 12 miesięcy. Gdy zostanie przycięta, panel mówi o tym wprost — kwoty w kafelkach powyżej i tak liczą się z pełnych danych.

Roczna historia tej pozycji przepływu, miesiąc po miesiącu. Pokazuje, czy koszt rośnie systematycznie, czy tylko raz odbił — czego z jednego miesiąca nie da się odróżnić.

Słupki są klikalne i działają jak filtr. Kliknięcie zawęża cały ekran do tego miesiąca: przelicza wskaźniki i listę dokumentów. Nie przenosi ekranu nigdzie i nie pobiera danych ponownie — raport wczytuje się raz dla pełnego roku.

Ponowne kliknięcie tego samego słupka zdejmuje filtr i wraca do widoku całych 12 miesięcy.

Wysokość słupków uwzględnia filtr pozycji, ale nie filtr miesiąca — to on jest tym, co słupki wyrażają.

Podział kwoty na pozycje, z udziałem procentowym każdej z nich. Przy wpływach ze sprzedaży pozycją jest klient, przy pozostałych — kategoria kosztu.

Wiersze są klikalne i działają jak drugi filtr, niezależny od miesiąca. Oba filtry składają się ze sobą w dowolnej kolejności; ponowne kliknięcie zdejmuje filtr.

Panel pokazuje zawartość wybranego miesiąca i podaje go w nagłówku. Pozycja, którą właśnie filtrujesz, zostaje widoczna nawet wtedy, gdy po zmianie miesiąca wypadłaby poza czołówkę — inaczej plakietka filtra wskazywałaby wiersz, którego nie widać.

Suma kwot brutto z dokumentów tego kontrahenta: sprzedaży w kartotece klienta, kosztów w kartotece dostawcy.

Kwota reaguje na oba filtry ekranu — miesiąc wybrany na wykresie i pozycję wybraną w panelu struktury. Podpis pod wartością zawsze mówi, jakiego zakresu dotyczy to, na co patrzysz.

Liczona jest z pełnych danych po stronie serwera, nie z listy dokumentów obok — lista bywa przycięta do 300 pozycji, kwota nigdy.

Suma VAT z dokumentów tego kontrahenta w wybranym zakresie. W kartotece klienta jest to VAT należny (z Twojej sprzedaży), w kartotece dostawcy — VAT naliczony (z jego faktur, do odliczenia).

Kwota bierze się wprost z dokumentów. System nie zakłada żadnej stawki i nie dolicza niczego od siebie — jeśli na fakturze zapisano konkretną kwotę VAT, to właśnie ona się tu sumuje.

To zestawienie zarządcze, nie deklaracja podatkowa.

Porównanie kwoty z zaznaczonego miesiąca z miesiącem bezpośrednio go poprzedzającym, przy tym samym filtrze pozycji.

Kafelek bywa pusty i podpis pod nim mówi dlaczego — bo są trzy różne powody i mylenie ich prowadzi do złych wniosków:

• Nie wybrano miesiąca — patrzysz na całe 12 miesięcy naraz, nie ma czego z czym porównać. Kliknij słupek na wykresie.
• Brak wcześniejszego miesiąca w oknie — zaznaczony miesiąc jest pierwszy w widocznym roku.
• Poprzedni miesiąc wyniósł 0 zł — nie ma od czego liczyć procentu. Zdarza się przy filtrze pozycji i nie jest błędem.

Średnia z tych miesięcy w oknie 12-miesięcznym, w których w ogóle był obrót z tym kontrahentem. Miesiące zerowe są pomijane, żeby przerwa we współpracy nie zaniżała sztucznie poziomu odniesienia.

Ten kafelek celowo nie reaguje na filtr miesiąca. Ma być punktem, wobec którego czytasz wybrany miesiąc — gdyby zmieniał się razem z nim, porównanie straciłoby sens. Filtr pozycji natomiast honoruje.

Podpis pod wartością podaje, ile miesięcy weszło do średniej.

Liczba dokumentów w wybranym zakresie filtrów.

Warto ją czytać razem z kwotą: ta sama suma z jednego dokumentu i z czterdziestu to zupełnie inna współpraca — inne ryzyko, inny nakład pracy administracyjnej, inna wrażliwość na utratę jednego zlecenia.

To liczba wszystkich dokumentów, także wtedy, gdy lista obok pokazuje tylko 300 najnowszych.

Jaką część całego obrotu firmy w danym zakresie stanowi ten jeden kontrahent — sprzedaży w kartotece klienta, kosztów w kartotece dostawcy.

To ta sama myśl, co „Koncentracja klientów” na pulpicie, tylko z perspektywy jednej firmy. Wysoki udział po stronie klienta oznacza zależność przychodową; wysoki udział po stronie dostawcy — zależność operacyjną, czyli pytanie, co się stanie, gdy ten dostawca podniesie ceny albo zniknie.

Suma niezapłaconych dokumentów tego kontrahenta, wraz z informacją, ile z tego jest już po terminie.

Ten kafelek nie podlega żadnym filtrom ekranu i mówi to wprost w podpisie. Saldo to stan na dziś, a nie wielkość okresu — nierozliczona faktura sprzed pół roku nadal jest nierozliczona, niezależnie od tego, który miesiąc zaznaczyłeś na wykresie.

Po stronie kosztowej system nie śledzi płatności częściowych, więc dokument nieoznaczony jako zapłacony liczy się w pełnej kwocie brutto. Zaniżenie tego, co się komuś należy, byłoby gorszym błędem niż zawyżenie.

Lista dokumentów spełniających oba aktywne filtry: wybrany miesiąc i wybraną pozycję. Nagłówek podaje, ile pozycji widać.

Numer dokumentu jest klikalny i otwiera jego pełny podgląd — ten sam, którego używa reszta aplikacji.

Lista jest ograniczona do 300 najnowszych dokumentów z okna 12 miesięcy. Gdy zostanie przycięta, panel mówi o tym wprost — i przypomina, że kwoty w kafelkach powyżej liczą się z pełnych danych, nie z tego, co widać na ekranie.

„Pokaż wszystkie faktury" zdejmuje naraz oba zawężenia — wybrany na wykresie miesiąc i pozycję klikniętą w tabeli VAT — i pokazuje pełną listę z okna dwunastu miesięcy. Kafelki powyżej nadal honorują filtry, bo to one je wyrażają; zdjęcie filtrów wszędzie naraz byłoby wyjściem z widoku, a nie rozszerzeniem listy.

Lista jest stronicowana, żeby kartoteka zachowała kształt niezależnie od liczby faktur. Stronicowanie działa na już pobranych danych, więc przełączanie stron nie odpytuje serwera i nie spowalnia klikania w wykres.

Nagłówki kolumn sortują, a pole nad tabelą filtruje po dowolnym ciągu znaków — numerze, kategorii, dacie albo kwocie. Jedno i drugie działa na pełnej liście, dopiero wynik jest stronicowany, więc sortowanie nie przestawia wyłącznie tego, co akurat widać.

Otwarte dokumenty tego kontrahenta — domyślnie od najbliższego terminu, z liczbą dni zwłoki przy tych, których termin już minął.

Tabela ma ten sam komplet kolumn co lista faktur wyżej, łącznie z kategorią, którą można stąd poprawić — to zwykle właśnie tutaj patrzysz na dokument, więc tutaj też ma się dać go opisać. Nagłówki sortują (kliknięcie w „Status” malejąco ustawia najdłużej zalegające na górze), a pole nad tabelą filtruje po dowolnym ciągu znaków: numerze, kategorii, dacie albo kwocie. Sortowanie i szukanie działają na pełnej liście, nie na widocznej stronie.

Pod tabelą stoi rotacja: DSO w kartotece klienta (ile dni średnio czekasz na jego pieniądze) albo DPO w kartotece dostawcy (ile dni średnio zwlekasz z zapłatą). Liczona jest z obrotu narastająco od początku roku; przy zerowym obrocie panel pisze „brak danych” zamiast pokazywać zero dni.

Ta sekcja nie podlega filtrom miesiąca ani pozycji — to stan otwartych spraw na dziś.

Pozostałe panele mówią, ile przepłynęło. Ten mówi, na jakiej podstawie — i czy tę podstawę da się odtworzyć.

Umowy nie podlegają filtrom tego ekranu. Umowa to stan relacji, a nie zdarzenie okresu: podpisana trzy lata temu i wciąż obowiązująca jest najważniejszą rzeczą, jaką o tym kontrahencie trzeba wiedzieć, a zniknęłaby z listy, gdyby liczyła się data zawarcia. Aktywne i wygasające stoją na górze. Kliknięcie numeru otwiera umowę w Rejestrze Umów.

Pliki źródłowe to odpowiedź na pytanie „czy przy sporze albo kontroli mam czym poprzeć te kwoty". Liczone są dokumenty z załącznikiem, a nie same pliki — faktura z trzema skanami nie jest lepiej udokumentowana niż z jednym, a suma plików sugerowałaby, że jest.

Ta część liczona jest z okna 12 miesięcy, tak jak reszta ekranu; załączniki umów — nie, bo umowy też nie.

Roczna historia obrotu z tym kontrahentem, miesiąc po miesiącu. Pokazuje, czy współpraca rośnie, stoi, czy właśnie cicho wygasa — czego z jednego miesiąca nie widać.

Słupki są klikalne i działają jak filtr. Kliknięcie zawęża cały ekran do tego miesiąca: przelicza kafelki i zawęża listę dokumentów. Nie przenosi nigdzie i nie pobiera danych ponownie — cała kartoteka wczytuje się raz dla pełnego roku.

Ponowne kliknięcie tego samego słupka zdejmuje filtr i wraca do widoku całych 12 miesięcy.

Wysokość słupków uwzględnia filtr pozycji, ale nie filtr miesiąca — to on jest tym, co słupki wyrażają.

Podział obrotu na pozycje, z kwotą i udziałem procentowym każdej z nich. W kartotece klienta pozycją jest typ dokumentu (faktura, korekta, proforma, subskrypcja) — dokumenty sprzedaży nie mają kategorii, więc typ jest ich jedynym realnym wymiarem podziału. W kartotece dostawcy pozycją jest kategoria kosztu.

Wiersze są klikalne i działają jak drugi filtr, niezależny od miesiąca. Oba filtry składają się ze sobą w dowolnej kolejności; ponowne kliknięcie zdejmuje filtr.

Panel pokazuje zawartość wybranego miesiąca, więc pozycja nieobecna w tym miesiącu z listy znika — nagłówek zawsze podaje, którego okresu dotyczy.

Udział kosztów oznaczonych jako podlegające refakturze, które zostały już rozliczone z klientem.

Chodzi o wydatki ponoszone w imieniu klienta — najczęściej zakup reklam. Firma płaci je ze swojego konta od razu, a odzyskuje dopiero wtedy, gdy ktoś wystawi refakturę. Wskaźnik pilnuje właśnie tej luki.

Panel dotyczy całych 12 miesięcy i nie podlega filtrom ekranu.

Miesięczne zestawienie obrotu z tym kontrahentem w podziale na netto, VAT i brutto. Netto liczone jest jako brutto minus VAT faktycznie zapisany na dokumentach — bez zakładania stawki i bez szacowania czegokolwiek.

Tabela pokazuje wszystkie 12 miesięcy i podświetla ten wybrany na wykresie; jej wiersze są klikalne i przełączają filtr miesiąca dokładnie tak samo jak słupki. Filtr pozycji honoruje, filtr miesiąca celowo nie zawęża jej do jednego wiersza — kontekst całego roku jest tu sensem tabeli.

ELWU One View nie jest systemem księgowym. To zestawienie zarządcze — nie zastępuje ewidencji VAT ani żadnej deklaracji, nie zawiera i nie szacuje podatku dochodowego.

Plik upuszczony tutaj trafia do tego samego mechanizmu rozpoznawania, który obsługuje import w zapleczu — z jedną różnicą, która jest sensem tej funkcji: stojąc na kartotece, wiadomo z góry, kto wystawił dokument i w którą stronę ma być zaksięgowany. Parser nie musi tego zgadywać z treści.

Podpis nad strefą mówi, co system założy, zanim wybierzesz plik: kierunek wynika z typu kontrahenta, a kategoria z pierwszego dostępnego źródła — zapamiętanej reguły dla tego kontrahenta, najczęstszej kategorii z jego dotychczasowych dokumentów albo formy współpracy. Podstawa jest zawsze podana, bo „zatwierdź albo popraw" bez niej jest zgadywaniem, co się właściwie zatwierdza.

Okno zatwierdzania jest celowo małe — sześć pól i kategoria. Pełny formularz z kilkudziesięcioma polami zostaje w zapleczu, dla dokumentów, które go wymagają.

Kontrahent z kartoteki jest podpowiedzią sprawdzaną, nie przyjmowaną na słowo. Po rozpoznaniu NIP z dokumentu jest porównywany z NIP-em kartoteki i możliwe są trzy wyniki:

• Zgodny — kontrahent potwierdzony, księgujesz bez pytań.
• Nie do sprawdzenia — dokument albo kartoteka nie ma NIP-u. Podpowiedź zostaje, ale oznaczona; sprawdzasz sam.
• Rozbieżny — dokument wystawił ktoś inny. Nic nie zostaje zaksięgowane, dopóki nie zdecydujesz, na kogo ma trafić. To zabezpieczenie przed najgorszym możliwym skutkiem skrótu: pomyłkowo wrzucony plik zaksięgowany na oglądanego kontrahenta wraz z jego kategorią, w ciszy.

Kategoria, którą zatwierdzisz, zostaje zapamiętana dla tego kontrahenta — druga faktura od niego przychodzi już wypełniona. Zapamiętane reguły przeglądasz i usuwasz w Ustawieniach, w sekcji nauczonych reguł kategoryzacji.

Wiersze wyciągu bankowego, które wyglądają na tego kontrahenta. Kartoteka odpowiadała dotąd na pytanie „co mu wystawiliśmy i ile jest do zapłaty", ale nie na „czy te pieniądze przyszły" — odpowiedź siedzi w wyciągach, a wyciąg nie zna pojęcia kontrahenta: zna nazwę z przelewu, numer konta i treść tytułu.

Kierunek jest lustrzany: w kartotece klienta widać wpływy, w kartotece dostawcy wypłaty. Przeszukiwane są wyciągi z ostatnich osiemnastu miesięcy.

Każdy wiersz mówi, po czym go dopasowano, bo sygnały mają bardzo różną siłę:

• Numer konta — porównanie idzie po samych cyfrach, więc zapis ze spacjami albo z prefiksem kraju nie gubi trafienia. Sprawdzane jest konto główne i wszystkie dodatkowe z karty kontrahenta.
• NIP w tytule — kontrahent wpisał swój numer w tytule przelewu.
• Numer referencyjny — w tytule stoi identyfikator naszego własnego dokumentu. Najmocniejszy sygnał, jaki tu występuje: to nie podobieństwo, tylko nasz numer, który ktoś przepisał.
• Nazwa — sygnał miękki, oznaczony wyszarzoną plakietką. Spółka potrafi przelewać z konta osoby fizycznej pod zupełnie inną nazwą, a krótki człon nazwy łapie się na przypadkowych przelewach. Trafienie wyłącznie po nazwie traktuj jak podpowiedź do obejrzenia, nie jak potwierdzenie.

Nierozliczone idą na górę — to one wymagają decyzji. Rozliczone są przyciemnione i zostają tylko po to, żeby było widać, że wpłata trafiła już do dokumentu.

Przycisk „Szukaj dalej…" otwiera Raporty → Wyciągi bankowe z gotową frazą (NIP-em albo nazwą). Warto z niego skorzystać także wtedy, gdy coś się znalazło: panel pokazuje pierwsze czterdzieści trafień i tylko z osiemnastu miesięcy.

Trzecia droga, którą pieniądze wychodzą do kontrahenta: nie faktura i nie luźny przelew, a subskrypcja rozliczana wyciągiem bankowym. Typowy przypadek to czynsz płacony co miesiąc na podstawie umowy, przy której wynajmujący nie wystawia rachunków.

Do wydania 1.0.302 takich płatności nie było w kartotece widać wcale. Powód jest jeden i wart zapamiętania: kafle, wykres i listy faktur liczą się z dokumentów kosztowych, a subskrypcja oznaczona „faktura nie jest wymagana" dokumentu nie tworzy — potwierdzeniem jest przelew. Kartoteka odpowiadała więc rzetelnie na pytanie „ile mam od niego faktur", podczas gdy człowiek pytał „ile mu zapłaciłem". Dwa różne pytania nad jednym źródłem.

Tabela pokazuje okres po okresie: czy jest potwierdzony wyciągiem, kiedy wyszedł przelew i ile. Kwota z przelewu jest faktem; jeśli przelewu jeszcze nie ma, kwota pochodzi z planu subskrypcji i jest tak podpisana — dopisek „(plan)". Kolumna „W kaflach" mówi, czy dany okres ma już fakturę: jeśli ma, jest policzony wyżej i tutaj tylko go widać.

Sumy z tego panelu nie wchodzą do kafli ani do wykresu powyżej — to jest świadoma decyzja właściciela, nie przeoczenie. Wliczenie ich do kwot zarządczych wymaga objęcia tą samą zasadą kosztów całej firmy (mianownika w „Udziale w kosztach"), czyli zmiany każdego procentu na Pulpicie. Dlatego najpierw te rozliczenia są widoczne, a pod kaflami stoi przypis z kwotą, której nie obejmują.

Okno to te same dwanaście miesięcy, co kafle. Okresy pochodzą z subskrypcji, potwierdzenia z powiązań wyciągu — dokładnie te same dane, które pokazuje okno subskrypcji.

Suma kwot brutto ze wszystkich dokumentów sprzedaży wystawionych w wybranym miesiącu. Liczy się data wystawienia, nie data zapłaty.

To znaczy, że przychód rośnie w chwili wystawienia faktury — nawet jeśli pieniądze jeszcze nie wpłynęły. Dobry miesiąc na tym kafelku i pusty rachunek bankowy to sytuacja całkowicie normalna; żeby zobaczyć, ile z tego faktycznie wpłynęło, spójrz na „Przepływ gotówki” i „Wiekowanie należności”.

Strzałka pod wartością porównuje ten miesiąc z poprzednim.

Przychód brutto minus koszty zarejestrowane w tym samym miesiącu. Mówi, ile działalność zarabia na samej sprzedaży, zanim odejmiesz podatek dochodowy i inne obciążenia.

To przybliżenie zarządcze, nie wartość księgowa. Znaczek ~ przy kafelku jest tam celowo. ELWU One View nie prowadzi ksiąg, więc nie zna amortyzacji ani odsetek — a to właśnie one odróżniają księgową EBITDA od tej różnicy. Traktuj tę liczbę jako kierunek i porównanie miesiąc do miesiąca, nie jako pozycję do sprawozdania.

EBITDA podzielona przez przychód, wyrażona w procentach. Odpowiada na pytanie: z każdych 100 zł sprzedaży, ile zostaje po opłaceniu kosztów?

Marża jest zwykle bardziej wymowna niż sam przychód. Rosnąca sprzedaż przy spadającej marży oznacza, że firma pracuje coraz więcej za coraz mniej — i to widać tu wcześniej niż na koncie bankowym.

Ponieważ liczy się z EBITDA, dziedziczy jej przybliżony charakter.

Różnica między tym, jak długo czekasz na pieniądze od klientów (DSO), a tym, jak długo sam zwlekasz z zapłatą dostawcom (DPO).

Po ludzku: ile dni firma musi wyłożyć własne pieniądze, zanim wróci do niej gotówka ze sprzedaży.

• Wartość dodatnia — płacisz szybciej, niż Ci płacą. Te dni trzeba czymś sfinansować: własną gotówką, kredytem albo opóźnieniem czegoś innego.
• Wartość ujemna — inkasujesz szybciej, niż płacisz. Bieżąca działalność sama zasila konto.

Progiem ostrzegawczym w pasku ryzyk jest 45 dni.

Dwie liczby obok siebie:

• DSO — przeciętna liczba dni od wystawienia faktury do wpływu pieniędzy. Ile dni kredytujesz swoich klientów.
• DPO — przeciętna liczba dni, przez które sam nie płacisz swoim dostawcom.

Zestawienie ich obok siebie jest celowe: jeśli DSO jest wyraźnie większe od DPO, firma oddaje pieniądze szybciej, niż je dostaje, i musi tę różnicę czymś pokryć. Skrócenie DSO o kilka dni zwykle daje więcej gotówki niż podniesienie cen.

Udział trzech największych klientów w przychodzie tego miesiąca.

To miara ryzyka, nie sukcesu. Wysoka wartość znaczy, że utrata jednego kontrahenta zabiera dużą część obrotu — i że ten kontrahent ma silną pozycję w negocjacjach o cenę i termin płatności.

Powyżej 30% udziału pojedynczego klienta pozycja zapala się w pasku ryzyk. Nie jest to zakaz — bywa naturalne na starcie albo w modelu projektowym — ale warto o tym wiedzieć świadomie.

Część kosztów oznaczonych jako podlegające refakturze, która została już rozliczona z klientem — najczęściej dotyczy zakupu reklam i innych wydatków ponoszonych w imieniu kontrahenta.

Wskaźnik pilnuje pieniędzy, które łatwo zgubić: koszt jest zapłacony z konta firmy od razu, a jego zwrot zależy od tego, czy ktoś pamiętał wystawić refakturę.

Wartość wyraźnie poniżej 100% oznacza, że firma sfinansowała cudze wydatki z własnej kieszeni i nie odzyskała ich w całości.

Roczny przebieg trzech wielkości naraz: przychodu (linia fioletowa), kosztów (szara przerywana) i EBITDA (zielona), plus poziom średniego przychodu z tego okresu.

Pojedynczy miesiąc niewiele mówi — dopiero rok pokazuje, czy to, co widzisz na kafelkach, to trend czy wahnięcie. Najważniejsze jest tu zachowanie odstępu między przychodem a kosztami: zbliżające się do siebie linie oznaczają, że wzrost sprzedaży przestaje się przekładać na zysk.

Gdy jeden miesiąc jest wielokrotnie większy od pozostałych, oś jest ucięta do miesięcy typowych — bez tego dwanaście miesięcy pracy firmy ląduje w jednym płaskim pasku, a wykres przestaje o czymkolwiek mówić. To, co poza oś wyszło, nie znika: jest wypisane nad wykresem z pełną kwotą i nazwą miesiąca, a na krawędzi stoi strzałka w barwie tej serii. Taki wyskok bywa prawdziwym zdarzeniem, ale bywa też błędem w danych (podwojony dokument, wyciąg wzięty za koszty) — warto go sprawdzić.

Wykres jest wyłącznie do odczytu. Miesiąc zmienia się przełącznikiem okresu w nagłówku ekranu.

Trzy wskaźniki odpowiadające na jedno pytanie: czy jest z czego zapłacić to, co trzeba zapłacić.

• Wskaźnik bieżący — gotówka razem z należnościami podzielona przez zobowiązania. Poniżej 1,0 oznacza, że nawet po ściągnięciu wszystkich należności zabrakłoby na pokrycie zobowiązań.
• Wskaźnik szybki — sama gotówka podzielona przez zobowiązania. Ostrzejszy test: co, jeśli klienci nie zapłacą na czas.
• Zobowiązania / należności — ile jesteś winien wobec tego, ile są winni Tobie. Tu mniej znaczy lepiej.

Kolor to strefa: zielona w porządku, żółta do obserwacji, czerwona wymaga reakcji. Szara oznacza brak danych do policzenia — zwykle po prostu brak otwartych zobowiązań.

Kapitał obrotowy pod spodem to gotówka plus należności minus zobowiązania: kwota, którą firma realnie dysponuje na bieżącą działalność.

Stan każdego rachunku odczytany z zaimportowanych wyciągów bankowych, z ostatniej operacji, jaka trafiła do systemu dla tego rachunku.

To nie jest saldo na dzisiaj i nie należy go tak czytać. Wyciąg wgrany trzy tygodnie temu daje saldo z tamtego dnia — dlatego przy każdej kwocie stoi data. Data jest częścią liczby, nie dopiskiem: bez niej podejmuje się decyzje o płatnościach na podstawie stanu, który minął.

Saldo nie słucha przełącznika miesiąca. Reszta pulpitu pokazuje wybrany okres, ale saldo jest pozycją, nie przepływem — nie ma „salda za marzec”, jest stan konta z ostatniej znanej operacji.

Rachunek VAT jest wyróżniony całym kaflem, bo jego saldo czyta się inaczej: z rachunku VAT nie płaci się dowolnych zobowiązań, tylko podatku. Pokrycie VAT-u liczy panel „VAT” pod spodem, właśnie wobec tego rachunku.

Kwoty są pokazywane dokładnie i w swojej walucie, także gdy wskaźniki pulpitu ustawisz na tysiące — saldo porównuje się z fakturą, którą zaraz płacisz, więc zaokrąglenie odbiera mu sens.

Kubełek „rachunek nierozpoznany” to plik bez numeru konta w nagłówku: salda są prawdziwe, tylko nie wiadomo, czyje. „Brak wyciągów” i „nie udało się odczytać” to dwie różne wiadomości i panel je rozróżnia.

Cztery różne rzeczy, których nie należy mylić:

• VAT należny — podatek z Twoich faktur sprzedaży. Pieniądze, które pobrałeś od klientów w imieniu urzędu.
• VAT naliczony — podatek z faktur kosztowych, który możesz odliczyć.
• Do zapłaty — różnica między nimi. Gdy wychodzi ujemna, nie jest to „ujemna wpłata”, tylko nadwyżka do przeniesienia na kolejny okres — panel nazywa to wprost.
• Saldo rachunku VAT — ile faktycznie leży na wydzielonym rachunku VAT (split payment), odczytane z zaimportowanych wyciągów.

Sens panelu polega na zestawieniu dwóch ostatnich pozycji: pokrycie liczone jest wobec realnego salda rachunku VAT, nie wobec całej gotówki firmy. Brakującą kwotę widać, zanim zrobi się z niej problem.

Wszystkie kwoty pochodzą z dokumentów zapisanych w systemie. To zestawienie zarządcze — nie deklaracja podatkowa.

Rachunek miesiąca od salda początkowego do końcowego, rozbity na pozycje: wpływy ze sprzedaży, koszty operacyjne, wynagrodzenia, ZUS i Urząd Skarbowy.

W odróżnieniu od kafelka „Przychód” ten panel mówi o pieniądzach, które faktycznie się przesunęły, a nie o wystawionych dokumentach.

Każdą pozycję przepływu (poza saldami) można kliknąć — otwiera raport szczegółowy z rocznym przebiegiem, strukturą i listą dokumentów, które się na nią złożyły. Salda początkowe i końcowe nie są klikalne, bo nie stoją za nimi dokumenty.

Uwaga na przesunięcie okresu: daniny płacone w danym miesiącu to zwykle rozliczenie miesiąca poprzedniego. Notatka pod tabelą mówi wprost, którego.

Punkt wyjścia to dzisiejsze saldo z zaimportowanych wyciągów. Do niego dokładane są znane, umówione przepływy z terminami w danym oknie: należności do ściągnięcia, faktury do zapłaty, raty i rozliczenia cykliczne.

To nie jest przewidywanie sprzedaży. Prognoza nie zakłada nowych zamówień ani nowych kosztów — pokazuje, jak wyglądałoby konto, gdyby od dziś wszystko poszło zgodnie z tym, co już jest w systemie.

Dlatego wartość ujemna w którymś oknie jest sygnałem konkretnym: przy obecnych terminach w tym momencie zabraknie pieniędzy — i jest jeszcze czas, żeby coś z tym zrobić.

Dzisiejsza gotówka podzielona przez średni miesięczny koszt z ostatnich dwunastu miesięcy.

Odpowiada na proste, nieprzyjemne pytanie: gdyby jutro przestały wpływać pieniądze, jak długo firma utrzymałaby się na tym, co ma?

Wskaźnik nie mówi nic o rentowności — firma zarabiająca dobrze, ale trzymająca zero rezerwy, zobaczy tu wartość niską i słusznie. Gdy brak historii kosztów, panel pisze „brak danych” zamiast pokazywać zero miesięcy.

Nieopłacone faktury sprzedaży pogrupowane według tego, ile dni minęło od terminu płatności: 0–30, 31–60, 61–90 i ponad 90 dni.

Kwota to jedno, ale najważniejszy jest tu rozkład. Ta sama suma należności rozłożona równo w pierwszym przedziale to normalny cykl rozliczeń; ta sama suma skupiona w przedziale 90+ to pieniądze, których odzyskanie staje się coraz mniej prawdopodobne z każdym miesiącem.

Kliknięcie przedziału rozwija listę faktur, które się na niego składają, a numer dokumentu otwiera jego podgląd — od wskaźnika do konkretnego telefonu do klienta są dwa kliknięcia.

Podział przychodu miesiąca na największych klientów, z udziałem procentowym każdego z nich.

Panel odpowiada na pytanie o rozłożenie ryzyka: czy firma stoi na kilku nogach, czy na jednej. Jeden klient dający połowę obrotu to nie tylko ryzyko jego utraty — to także trudniejsze negocjacje cen i terminów, bo druga strona o tej zależności wie.

Nazwa klienta jest klikalna i prowadzi do jego kartoteki z pełną historią współpracy.

Zestawienie klientów z przychodem i marżą, jaką na każdym z nich osiąga firma. Przełącznik pozwala patrzeć na sam miesiąc albo narastająco od początku roku.

Ten panel bywa najbardziej zaskakujący na całym ekranie, bo największy klient nie zawsze jest najbardziej opłacalny. Duży obrót przy niskiej marży potrafi zajmować cały zespół i zostawiać mniej pieniędzy niż mniejszy, spokojniejszy kontrahent.

Klienci z marżą poniżej progu są wyróżnieni — to kandydaci do rozmowy o cenie albo o zakresie prac.

Nazwa klienta prowadzi do jego kartoteki.

Pasek na dole pulpitu odpowiada na jedno pytanie: czy coś wymaga reakcji dzisiaj. Reszta ekranu opisuje, jak firmie idzie; ta sekcja mówi, gdzie zapala się światło.

Kolorowy wskaźnik po lewej stronie kafelka to stan: zielony — w normie, pomarańczowy — obserwuj, czerwony — wymaga reakcji. Progi, od których zmienia się kolor, ustawia profil ryzyka w menu „Widok": konserwatywny zapala ostrzeżenie wcześniej, liberalny dopiero przy wyraźnym przekroczeniu. Sama wartość nie zmienia się nigdy — zmienia się moment, w którym system uznaje ją za niepokojącą.

Cztery pozycje dobrano tak, żeby każda dotyczyła innego rodzaju kłopotu: pieniędzy zagrożonych, zależności od jednego klienta, kierunku marży i tempa obiegu gotówki. Kliknięcie ikonki (i) przy każdej z nich wyjaśnia, co konkretnie mierzy.

Suma należności, których termin płatności minął ponad trzy miesiące temu.

Ta pozycja jest wydzielona z reszty zaległości nie bez powodu: po trzech miesiącach problem przestaje być kwestią terminu, a staje się kwestią ściągalności. Prawdopodobieństwo odzyskania takich kwot spada z każdym kolejnym miesiącem, a możliwości działania — od przypomnienia, przez wezwanie, po windykację — kurczą się razem z nim.

Próg alarmowy jest tu zerowy: każda kwota w tym przedziale zasługuje na decyzję. Szczegóły w panelu „Wiekowanie należności”.

Udział największego pojedynczego klienta w przychodzie miesiąca.

Wskaźnik zapala się powyżej 30%. Nie jest to zakaz ani błąd — w modelu projektowym albo na wczesnym etapie firmy taka struktura bywa naturalna. Chodzi o to, żeby była świadoma.

Ryzyko ma dwie strony: utrata tego klienta zabiera dużą część obrotu, a póki trwa współpraca, jego pozycja w rozmowie o cenie i terminie płatności jest silniejsza niż Twoja.

Zmiana marży netto wobec poprzedniego miesiąca, wyrażona w punktach procentowych (nie w procentach — spadek z 30% na 27% to −3 pp).

Jako jedyna pozycja w pasku ryzyk ma tu być rosnąca: to spadek jest złym sygnałem, nie wzrost.

Pojedynczy słaby miesiąc bywa przypadkiem. Powtarzający się spadek oznacza, że koszty rosną szybciej niż przychód — i widać to tutaj wcześniej niż na koncie bankowym.

Ile dni firma czeka na własne pieniądze: różnica między terminem, w którym płacą Ci klienci, a terminem, w którym Ty płacisz dostawcom.

Powyżej 45 dni pozycja zapala się jako ryzyko. Tyle dni bieżącej działalności trzeba czymś sfinansować — własną gotówką albo kredytem — zanim wróci zapłata za już wykonaną pracę.

Rosnąca wartość przy stabilnym przychodzie zwykle oznacza, że klienci zaczęli płacić wolniej. Pełne rozbicie na DSO i DPO znajdziesz w kafelkach na górze ekranu.

Próg bezpieczeństwa to kwota, poniżej której ekran mówi „uwaga”. Od niej liczy się zapas płynności: liczba dni do zejścia pod próg. Możesz wpisać własną albo kliknąć „Policz z kosztów stałych” — wtedy próg to połowa miesięcznych kosztów stałych (wynagrodzenia z umów, rozliczenia cykliczne, daniny), policzona z tych samych zdarzeń, na których stoi prognoza. Połowa, a nie całość, bo próg ma ostrzegać, a nie świecić na czerwono w firmie, która działa normalnie.

Kwota wpisana tutaj nie zapisuje się w ustawieniach firmy — obowiązuje tylko na ten podgląd. Stałą wartość ustawia się w Ustawieniach.

Rachunki walutowe domyślnie stoją poza linią i są pokazane osobno. Doliczenie ich miesza dwie niepewności naraz: termin zapłaty i kurs — a takie rachunki bywają dodatkowo wgrywane rzadziej, więc saldo jest starsze. „Przeliczone po kursie” jest świadomym wyborem, nie stanem domyślnym.

Linia zaczyna się od salda z ostatniego wyciągu (nie z sumy wierszy — bank podaje saldo zamknięcia w nagłówku pliku) i schodzi tam, gdzie wypływy wyprzedzają wpływy.

Najniższy punkt — zaznaczony pionową kreską i kropką — jest najważniejszą liczbą tego ekranu. To na nim zapada decyzja „mogę wydać” albo „muszę przyspieszyć windykację”. Przerywana linia to próg bezpieczeństwa.

Rozmyty pas wokół linii to niepewność. Rośnie wyłącznie tam, gdzie prognoza stoi na szacunku — powtórzeniu z reguły cyklu albo średniej z historii danin — a nie z samego upływu czasu. Odcinek złożony z faktur z terminem ma pas zerowy, bo tam wiadomo, ile i kiedy.

Słupki pod osią to saldo ruchów danego dnia: zielony w górę, czerwony w dół.

Trzy gotowe warianty ustawiają suwak opóźnienia i to, czy zaległe należności w ogóle wpłyną. Zmienia się tylko dołek i jego data — bo to jedyne dwie liczby, od których zależy decyzja.

Opóźnienie dotyczy należności, nie zobowiązań. Termin, którego dotrzymujesz sam — faktura kosztowa, wypłata, ZUS — nie jest założeniem scenariusza. Przesuwanie go razem z należnościami dałoby prognozę firmy, która przestaje płacić.

Ruszenie suwaka albo odhaczenie należności odznacza wariant, bo to już nie jest ten wariant.

Przy dużym opóźnieniu część wpływów wypada poza okno — ekran mówi wtedy, ile. Dołek robi się głębszy nie dlatego, że pieniądze przepadły, tylko dlatego, że przestały mieścić się w tych dniach. Wydłuż okno, żeby je zobaczyć.

Pewne — jest dokument i jest termin: faktura sprzedaży, faktura kosztowa. Wiadomo ile i kiedy.

Planowane — harmonogram umowy. Kwota ustalona, ale zapłata nie ma jeszcze dokumentu. Płatność, która stoi już na fakturze, nie liczy się drugi raz: jest wtedy w części „pewne”.

Szacowane — reguła powtarzalności rozliczeń cyklicznych i średnia z historii przy daninach. Okres, który ma już swoją fakturę, nie dokłada się z reguły.

Te trzy nigdy nie są zlane w jedną liczbę, bo prognoza, której nie da się zakwestionować w konkretnym punkcie, jest nie do sprawdzenia.

Kwota daniny to szacunek z Twojej własnej historii płatności, przyłożony do terminu z kalendarza. System nie liczy podatku i nie ma tego robić.

Podział otwartych należności według tego, ile dni minęło od terminu. „W terminie” to osobny przedział — faktura płatna za trzy tygodnie nie jest zaległością.

Liczby biorą się z tych samych zdarzeń, co linia salda, więc zgadzają się z wykresem. Im większy udział prawej strony paska, tym mniej wart jest optymistyczny wariant: kontrahent, który nie zapłacił od 90 dni, rzadko płaci w terminie następnym razem.

Każdy kafel pokazuje te same liczby, co zakładka „Prognoza” — różni się pytaniem, na które odpowiada. Nic tu nie jest liczone osobno, więc dwie formy nie mogą pokazać dwóch różnych prawd.

Kolejność ustawiasz przeciągnięciem: chwyć kafel za uchwyt po lewej stronie tytułu i upuść na innym. Kafle stoją w siatce, więc upuszczenie obok zmienia kolumnę, a niżej — wiersz. Układ zapisuje się sam, nic nie trzeba potwierdzać.

Które kafle widzisz, wybierasz w Administracji aplikacją → Ustawienia → Analizy. To ustawienie jest Twoje, nie firmy.

„Kolumny” decydują, ile kafli stoi obok siebie — przy jednej kolumnie każdy jest szeroki i czytelny, przy trzech widać więcej naraz.

Ile kafli naraz — decyduje pakiet. Pasek nad siatką mówi, ile daje Twój plan. Jeśli wcześniej wybrałeś ich więcej, nadmiar czeka poza pakietem — wybór zostaje zapisany i wróci na wyższym planie.

Raporty są podzielone według tego, po co się je otwiera, a nie według rodzaju danych:

• Użytkowe — codzienna praca. Co jest w rejestrach, czego brakuje, co wymaga uzupełnienia.
• Alarmowe — co się może zepsuć. Stan bieżący, celowo niezależny od wybranego okresu.
• Zarządcze — jak firmie idzie. Rentowność, koncentracja, trend.

Cały ekran ma charakter analityczny i pomocniczy. Nie zastępuje ewidencji księgowej ani żadnej deklaracji — ELWU One View nie jest systemem księgowym.

Wybór miesiąca kotwiczącego oraz szerokości okna: miesięczny, kwartalny albo roczny.

Granulacja nie zmienia danych, tylko sposób ich grupowania — te same dokumenty raz sumują się w miesiące, raz w kwartały. Pojedynczy miesiąc pokazuje wahania, rok pokazuje kierunek; jedno bez drugiego łatwo doprowadza do złych wniosków.

Zakładka Alarmowe okresu nie honoruje — pokazuje stan na dziś, bo pytanie „czy zaraz zabraknie pieniędzy” nie ma sensu dla zamkniętego kwartału.

Zestawienie znanych wpływów i wypływów w oknach 30, 60 i 90 dni, liczone od dzisiejszego salda.

To nie jest prognoza sprzedaży. Nie zakłada nowych zamówień ani nowych kosztów — pokazuje, jak wyglądałoby konto, gdyby od dziś wszystko poszło zgodnie z terminami, które już są w systemie.

Dlatego wynik ujemny jest sygnałem konkretnym, a nie przypuszczeniem: przy obecnych terminach w tym momencie zabraknie pieniędzy — i jest jeszcze czas, żeby przesunąć płatność albo przypomnieć się klientowi.

Poziom salda, którego prognoza nie powinna przekroczyć w dół.

Zero to zły próg. Sensowny próg to kwota, poniżej której zaczynasz mieć problem, a nie ta, przy której konto jest puste — bo pomiędzy jednym a drugim trzeba jeszcze zapłacić ZUS, pensje i podatki, na które termin dopiero nadejdzie.

Dobrym punktem wyjścia jest jeden miesięczny koszt stały.

Przychód minus koszty operacyjne w wybranym okresie.

Plakietka PRZYBLIŻENIE jest tam celowo. ELWU One View nie prowadzi ksiąg, więc nie zna amortyzacji ani odsetek — a to właśnie one odróżniają księgową EBITDA od tej różnicy. Założenia, które wchodzą do wyliczenia, są konfigurowalne i widoczne obok wartości.

Traktuj tę liczbę jako kierunek i porównanie okres do okresu, nie jako pozycję do sprawozdania.

Trzy liczby na jedno pytanie: ile firma zarobiła w tym okresie na swoje.

Dwa ujęcia odpowiadają na różne pytania i obie liczby są prawdziwe. Memoriałowo liczy po dacie faktury — co zafakturowano. Kasowo liczy po dacie operacji bankowej — co faktycznie wpłynęło i wypłynęło. Różnica między nimi to pieniądz zafakturowany, a jeszcze nieotrzymany; zdanie pod kartą podaje ją wprost, żeby nie trzeba było odejmować dwóch ekranów od siebie.

Czego tu nie ma — i to jest najważniejsze. Bilans pomija refaktury i proformy po stronie przychodu oraz koszty prefinansowane do refakturowania. Te pozycje przez firmę tylko przechodzą: koszt reklam poniesiony za kontrahenta i refaktura, którą się go odzyskuje, znoszą się nawzajem. Wpisane tutaj nadmuchałyby obrót, nie zmieniając wyniku ani o złotówkę.

Marża liczy się od netto, bo VAT nie jest pieniędzmi firmy — tylko przez nią przechodzi. Kreska zamiast procentu znaczy „nie ma z czego policzyć" (zerowy przychód), a nie „zero procent".

Co jeszcze wisi to osobna sekcja pod kreską i celowo nie jest częścią bilansu. Bilans mówi, co przepłynęło w okresie; ta sekcja mówi, co wisi — dodanie jednego do drugiego dałoby liczbę, która nie odpowiada niczemu. Przełącznik memoriałowo/kasowo jej nie dotyczy: dług nie ma dwóch ujęć.

Każda strona ma dwie liczby obok siebie. Kwota główna to całość — tyle realnie przejdzie przez rachunek. Obok stoi kwota własna, w zakresie bilansu. Różnica to pieniądz przelotowy: po stronie kosztów faktury za reklamy prefinansowane dla kontrahentów (zapłacić trzeba ze swojego, wracają refakturą), po stronie należności refaktury i nierozliczone proformy (nie są przychodem, ale pieniądz ma wpłynąć). Sam zakres własny zaniżyłby odpowiedź na pytanie „ile mi jeszcze zapłacą” dokładnie o te refaktury.

Pod każdą kwotą stoi drugie ujęcie: z faktur tego okresu u góry, a łącznie, bez względu na okres pod kreską. Zawężenie datą faktury odpowiada na pytanie „co narosło w tym miesiącu”, całość — na pytanie „ile w sumie wisi na dziś”.

W ujęciu kasowym kwota netto jest proporcją: z konta schodzi brutto, bo bank nie wie o VAT, więc zapłata dzieli się w stosunku netto do brutto dokumentu, którego dotyczy. Przy zapłacie częściowej wchodzi tylko ta część, która naprawdę przepłynęła.

Roczny przebieg trzech wielkości naraz.

Najważniejszy jest tu odstęp między przychodem a kosztami, nie sama wysokość słupków. Zbliżające się do siebie linie oznaczają, że wzrost sprzedaży przestaje się przekładać na zysk — a to widać na rocznym wykresie znacznie wcześniej niż w pojedynczym miesiącu.

Rozkład dokumentów według tego, czy zostały opłacone przed terminem, w terminie, czy po nim.

Pokazuje coś, czego nie widać w kwocie należności: czy opóźnienia to reguła, czy wyjątek. Firma z dużymi należnościami, ale płatnościami w terminie, ma inny problem (skalę) niż firma z małymi należnościami spływającymi po 60 dniach (dyscyplinę).

To także materiał do rozmowy o terminach przy przedłużaniu umowy.

Udział poszczególnych klientów w przychodzie okresu, w układzie Pareto — od największego w dół, z narastającym udziałem.

To miara ryzyka, nie sukcesu. Utrata klienta dającego jedną trzecią obrotu to inne wydarzenie niż utrata jednego z dwudziestu równych. Wysoka koncentracja oznacza też słabszą pozycję w negocjacjach o cenę i termin — druga strona o tej zależności wie.

Zestawienie klientów z przychodem i marżą, jaką firma na każdym z nich osiąga.

Bywa najbardziej zaskakującą tabelą na tym ekranie, bo największy klient nie zawsze jest najbardziej opłacalny. Duży obrót przy niskiej marży potrafi zajmować cały zespół i zostawiać mniej pieniędzy niż mniejszy, spokojniejszy kontrahent.

Klienci poniżej progu marży są wyróżnieni — to kandydaci do rozmowy o cenie albo o zakresie prac.

Status synchronizacji poszczególnych źródeł: banku, KSeF-a, OCR-a, integracji fakturowej.

Ta sekcja jest ważniejsza, niż wygląda. Raport liczy się z tego, co jest w systemie — jeśli wyciąg bankowy nie został zaimportowany od dwóch tygodni, prognoza płynności i saldo są po prostu nieaktualne, a nic na wykresie tego nie zasygnalizuje.

Zanim wyciągniesz wniosek z liczby, warto spojrzeć, kiedy ostatnio spłynęły dane.

Wyciąg bankowy nie zna pojęcia kontrahenta. Zna nazwę wpisaną przez nadawcę przelewu, treść tytułu i numer rachunku. Z tej trójki tylko numer rachunku jest twardym identyfikatorem — nazwa bywa skrócona, przekręcona albo należy do osoby fizycznej płacącej za spółkę.

Kontrahent bez wpisanego konta to kontrahent, którego wpłat system nie rozpozna automatycznie, choćby numer był w każdym pliku CSV z banku. Wpłata trafi na listę „do wyjaśnienia” i będzie czekać na ręczne przypisanie.

Liczy się konto główne albo którekolwiek z dodatkowych. Lista jest posortowana malejąco po obrocie: brak konta u kontrahenta ze stu tysiącami obrotu i u kogoś, od kogo raz kupiono kawę, to dwa problemy różnej wagi.

Po NIP-ie dopasowywane są dokumenty przychodzące: faktury z KSeF i faktury rozpoznane z pliku. Obie ścieżki porównują właśnie NIP, więc kontrahent bez niego wymaga ręcznego wskazania przy każdym dokumencie.

Osoba fizyczna NIP-u nie ma — ma PESEL. Dlatego brakiem jest tu dopiero brak OBU: wymaganie NIP-u od osoby fizycznej produkowałoby wiersze, których nie da się poprawić, a raport, którego nie da się doprowadzić do zera, przestaje być używany.

Adres musi być rozbity na pola — ulica, kod pocztowy, miejscowość, kraj — bo w takiej postaci trafia na fakturę i do Fakturowni. Drugi wiersz adresu (lokal, piętro, oddział) jest opcjonalny i nie wpływa na ocenę kompletności.

Adres wpisany wyłącznie w stare pole swobodne wygląda na ekranie na kompletny, a na wystawionej fakturze zostawia pustkę — i to jest sedno tego raportu. Podziału starego ciągu na pola nie zgadujemy: zgadywanie zapisałoby śmieci jako dane pewne.

Jedyny kanał, którym da się cokolwiek do kontrahenta wysłać — od faktury po monit o zaległej płatności.

Sprawdzamy, czy adres da się użyć, a nie czy pole jest niepuste: wpisane „brak”, „-” albo sam znak @ przechodzą test „niepuste” i przez to znikałyby z raportu, którego całym sensem jest je znaleźć.

Kraj nadania numeru VAT („PL", „DE", „CZ") mówi, czy kontrahent działa wyłącznie w kraju, czy na rynku europejskim — a przepisy podatkowe traktują te dwa przypadki inaczej. Dodatkowo dwie firmy europejskie mogą mieć te same cyfry i odróżnia je wyłącznie przedrostek.

Do wydania 1.0.146 przedrostek był przy zapisie obcinany, więc dla części kontrahentów jest bezpowrotnie utracony. Odzyskany został wyłącznie tam, gdzie zachowany dokument mówił wprost: faktura z KSeF-a albo wynik rozpoznawania faktury.

Kraju nie zgadujemy. Założenie „PL" tam, gdzie nie wiadomo, zapisałoby zagranicznego kontrahenta jako krajowego i nic na ekranie by tego nie pokazało — a to właśnie ta różnica, o którą tu chodzi. „Nieokreślony" jest uczciwą odpowiedzią, ale tylko ta lista pokazuje, u kogo tak jest.

Uzupełnia się go w karcie kontrahenta, w polu NIP — kraj i numer. Dla numeru polskiego wystarczy kliknąć „Pobierz dane po NIP": wykaz podatników VAT to rejestr polski, więc znalezienie w nim podmiotu samo potwierdza, że numer jest polski.

Na tej liście nie ma kontrahentów bez NIP-u (są na liście „Bez NIP i PESEL") ani osób fizycznych z PESEL-em — numeru VAT nie mają i mieć nie będą.

Dwie zakładki: Należności (kto jest winien nam — faktury sprzedaży) i Zobowiązania (komu my jesteśmy winni — faktury kosztowe). Liczą się faktury i korekty; proformy nie, bo proforma jest zapowiedzią faktury, a nie długiem.

Zaległość to reszta do zapłaty, nie kwota faktury: faktura na 10 000 zł zapłacona w 6 000 zł wisi na 4 000 zł. Wpłaty liczą się te same, co w rejestrze — powiązane przelewy z wyciągu i zapisane zapłaty.

Okno dni: Po terminie — co najmniej N dni po terminie (0 = każda po terminie); Przed terminem — termin dziś albo w ciągu N dni; Wszystkie otwarte — bez zawężenia. Faktury bez terminu płatności stoją osobno na dole, żeby nie zginęły.

Faktura w obcej walucie pokazuje kwoty w swojej walucie, a pod spodem w złotówkach; sumy są w złotówkach. Kliknięcie nazwy kontrahenta otwiera jego kartotekę.

Eksport do CSV i Excela oraz PDF (podgląd) obejmują to, co widać z bieżącymi filtrami — a jeśli zaznaczysz kontrahentów, tylko ich. PDF otwiera najpierw podgląd kartek A4; z niego drukujesz albo zapisujesz plik („Drukuj / zapisz PDF”). Numer faktury otwiera jej podgląd, a „Rozwiń wszystko” i „Zaznacz wszystko” działają na całą listę.

Zapis tego, co system zauważył sam: nieudanego importu, faktury po terminie, kończącej się umowy, przekroczonego limitu kosztu AI, błędu synchronizacji z KSeF-em.

Alert opisuje stan, który już zaistniał — nie jest przypomnieniem o czymś zaplanowanym. Terminy, które dopiero nadejdą, są w Kalendarzu Płatności; progi do pilnowania na bieżąco — w Raportach, zakładka Alarmowe.

Wpisy pozostają na liście po przeczytaniu. To celowe: historia „co się działo w zeszłym miesiącu” bywa jedynym śladem, dlaczego dane wyglądają tak, a nie inaczej.

Filtruje po tekście tytułu i treści, bez rozróżniania wielkości liter.

Najlepiej działa na nazwie własnej, która pojawia się w treści — nazwie kontrahenta, numerze dokumentu albo nazwie modułu. Wpisanie „KSeF” wyciąga wszystko, co dotyczy tej integracji, niezależnie od kategorii.

Liczba w nawiasie to liczba wszystkich alertów danego poziomu, nie tylko nieprzeczytanych.

• Krytyczne — coś się nie udało i samo się nie naprawi: import przerwany, wysyłka odrzucona, wygasły token. Wymaga reakcji.
• Uwaga — stan niebezpieczny, ale jeszcze nie awaria: zbliżający się limit, faktura po terminie, umowa przed wygaśnięciem.
• Info — potwierdzenia wykonanych operacji. Materiał na później, nie do działania teraz.

Poziom nadaje moduł zgłaszający zdarzenie i nie da się go zmienić z tego ekranu.

Moment zapisania alertu, czyli kiedy system wykrył problem — niekoniecznie kiedy problem powstał.

Alerty z zadań cyklicznych (import KSeF, synchronizacja bankowa) pojawiają się w godzinie uruchomienia zadania, więc zdarzenie z nocy zobaczysz z datą nocnego przebiegu.

Czerwony to zdarzenie krytyczne, żółty ostrzeżenie, niebieski informacja.

Kolejność sortowania po tej kolumnie jest alfabetyczna, nie według ważności — żeby zobaczyć same krytyczne, użyj filtra nad tabelą, nie sortowania.

Rozwinięcie tytułu: którego dokumentu, kontrahenta albo modułu dotyczy zdarzenie i jaki był powód.

Przy błędach integracji treść zawiera komunikat zwrócony przez usługę zewnętrzną, przepisany bez zmian. Bywa techniczny, ale to on wskazuje przyczynę — i to jego warto zacytować, prosząc o pomoc.

Znacznik przeczytania, nie stan problemu. Alert oznaczony jako przeczytany nie oznacza, że sprawa została załatwiona — a alert „Nowy” wcale nie musi wymagać działania.

Alerty informacyjne i ostrzegawcze oznaczają się jako przeczytane samym wyświetleniem listy. Krytyczne wymagają świadomego kliknięcia, żeby nie zniknęły z pola widzenia przez sam fakt zajrzenia na ekran.

Przycisk pojawia się wyłącznie przy alertach krytycznych, których jeszcze nikt nie potwierdził. Kliknięcie zapisuje, że zdarzenie zostało zauważone.

Kwitowanie niczego nie naprawia — nie ponawia importu, nie wysyła faktury, nie odblokowuje integracji. Zdejmuje jedynie alert z licznika nieprzeczytanych na pulpicie.

Jeśli przyczyna nie zniknęła, to samo zdarzenie zostanie zgłoszone ponownie przy kolejnym przebiegu.

Miejsce na wiedzę o Twojej firmie, która nie ma swojego pola w żadnym formularzu: ustalenia z klientem, wyjaśnienie nietypowego rozliczenia, opis procesu, przyczyna wyjątku.

Różnica wobec ikonek (i): (i) tłumaczą, jak działa system, a Baza wiedzy — jak działa Twoja firma. Tamto pisze producent, to piszesz Ty.

Wpisy widzi cała firma, więc to także sposób na to, żeby wiedza nie została wyłącznie w głowie jednej osoby.

Filtruje wpisy po tekście tytułu i treści, bez rozróżniania wielkości liter.

Podczas wyszukiwania grupy rozwijają się same, a puste zwijają — widzisz tylko to, co pasuje. Wyczyszczenie pola przywraca poprzedni układ.

Wpisy są podzielone według tego, do czego się odnoszą:

• Firma — ustalenia obowiązujące wszędzie, np. zasada rozliczania kosztów wspólnych.
• Moduł — sposób pracy w konkretnej części systemu.
• Kontrahent — co trzeba wiedzieć o danym kliencie albo dostawcy.
• Dokument — wyjaśnienie do konkretnego dokumentu, zwykle nietypowego.
• Proces — opis powtarzalnej procedury, np. zamknięcia miesiąca.

Grupa nie zmienia niczego w działaniu — służy wyłącznie temu, żeby dało się coś znaleźć bez przeszukiwania całości.

Treść wybranego wpisu.

Największą wartość mają wpisy odpowiadające na pytanie „dlaczego zrobiliśmy to inaczej niż zwykle” — bo to jest dokładnie ta wiedza, która po pół roku znika, a jej brak każe zgadywać przy interpretacji liczb.

Wpisy są wspólne dla firmy i nie mają wersjonowania — zmiana nadpisuje poprzednią treść.

Trzy surowe zestawienia, z których powstają rejestry i raporty:

• Wyciągi bankowe — pojedyncze operacje z pliku z banku, razem ze stanem powiązania z dokumentem.
• Faktury z KSeF — dokumenty pobrane z KSeF-a i wynik ich odczytu. Integracja jest odbiorcza: nic z tego ekranu nie idzie do KSeF ani do żadnego organu.
• Dokumenty OCR/AI — pliki przepuszczone przez rozpoznawanie, z informacją, co się udało odczytać.

Do wydania 1.0.202 ta sekcja stała zwinięta na dole Raportów pod nazwą „podstawa", ale podstawą raportu nad nią nie była — nie dostawała ani wybranego okresu, ani granulacji, ani zakładki. Miała natomiast przyciski, które zapisują: powiązanie operacji z dokumentem, kategoryzację opłaty bankowej, oznaczenie przeksięgowania własnego. Raport niczego nie zapisuje, więc jej miejsce jest tutaj.

Na ten poziom schodzi się wtedy, gdy liczba gdzie indziej budzi wątpliwość i trzeba zobaczyć pojedynczy wiersz, z którego się wzięła.

Oglądanie wszystkich trzech tabel wymaga uprawnienia do raportów — takiego samego jak przed przeniesieniem, żeby nikt nie stracił dostępu, który miał.

• Kategoryzacja opłaty bankowej jako koszt — wymaga prawa zapisu kosztów.
• Oznaczanie przeksięgowań między własnymi rachunkami — wymaga prawa zapisu integracji.
• Powiązanie faktury z operacją bankową — dostępne z obu stron: z wiersza wyciągu i z dokumentu KSeF.

To jest reguła, nie szczegół: osobne klucze na patrzenie i na działanie. Gdyby cały ekran trafił za uprawnienie do operacji na danych, tabelę wyciągów straciłaby księgowa, która używa jej codziennie — a usuwania danych i tak by nie dostała, bo ono ma własny klucz.

Wyciąg bankowy wgrywa się bez wskazywania kontrahenta, i to nie jest uproszczenie. Wyciąg jest zestawieniem operacji z wieloma stronami naraz — narzucenie mu jednej firmy przypisałoby jej wszystkie przelewy z pliku. Kojarzenie z fakturami odbywa się później, operacja po operacji, w Danych źródłowych.

Dwa kroki, bo każdy odpowiada na inne pytanie. Po wgraniu plik jest odczytany, ale w rejestrze operacji nie ma jeszcze niczego. Podgląd pokazuje nagłówek (bank, okres, waluta, liczba operacji) i pierwszych kilkanaście odczytanych wierszy — właśnie po nich widać, czy parser trafił w kolumny. Dopiero zatwierdzenie wpisuje operacje do rejestru.

Po co ten podgląd. Arkusz z przesuniętymi kolumnami wygląda po zapisie jak setka poprawnych operacji z zamienionymi kwotami i datami — i nikt tego nie zauważy, dopóki nie zacznie szukać przelewu, którego „nie ma”. Piętnaście wierszy wystarcza, żeby to wykryć przed zapisem.

Zero odczytanych operacji to inny stan niż błąd wgrania: plik dotarł, ale bank nie ma zdefiniowanego szablonu kolumn albo to nie jest wyciąg. Szablony banków ustawia się raz, centralnie — to konfiguracja platformy, nie Twoja.

Wgrywanie wymaga prawa do wgrywania dokumentów — tego samego, którym wgrywa się faktury, bo to ta sama czynność i ta sama droga pliku.

Odczytano z pliku to tyle operacji, ile parser znalazł w wyciągu. Zapisano przy imporcie to liczba z chwili zatwierdzenia podglądu. W rejestrze teraz to stan bieżący — i tej trzeciej liczby nie da się wyliczyć z dwóch pierwszych: operacja usunięta przy sprzątaniu powtórzeń nie zmienia ani liczby odczytanej, ani zapisanej.

Gdy w rejestrze jest mniej, niż odczytano, powody są zwykle dwa: parser pominął wiersze zbiorcze (salda, podsumowania — nie są operacjami), albo porządki w powtórzeniach zostawiły tę samą operację przy nowszym wyciągu. Żadne z tych dwóch nie jest błędem.

Numer rachunku bierze się z nagłówka pliku, nie z wierszy operacji. Przy przelewie wychodzącym nadawcą jesteś Ty, ale przy przychodzącym nadawcą jest ktoś obcy — dlatego numer wzięty z operacji byłby raz Twój, raz cudzy. Jeśli bank nie napisał go w nagłówku, w tym miejscu jest kreska i tak ma być.

Pewność odczytu obok nazwy parsera mówi, jak dobrze plik pasował do znanego szablonu banku. Niska wartość przy poprawnie odczytanych kolumnach nie jest problemem — jest informacją, że plik trafił do parsera ogólnego, a nie do szablonu tego banku.

Powiązania potwierdzone liczone są osobno, bo to jedyna rzecz w tym oknie, która nie wróci po ponownym wgraniu pliku.

Wgranie pliku pokrywającego okres, który już jest w rejestrze, NICZEGO nie nadpisuje. Operacje wchodzą OBOK istniejących, bo klucz operacji zawiera identyfikator wgranego pliku: ten sam przelew z pliku miesięcznego i z pliku rocznego to dla bazy dwie różne operacje. Nadpisanie w miejscu zachodzi wyłącznie wtedy, gdy przetwarzany jest jeszcze raz TEN SAM plik.

Skutek jest policzalny: powtórzona operacja drugi raz liczy się w saldzie i w Cash Flow, a obok powiązanej faktury pojawia się jej nierozliczona kopia. Dlatego podgląd mówi, ile operacji z tego zakresu dat już masz i z których wyciągów pochodzą — dopóki plik można jeszcze odrzucić jednym kliknięciem.

Zalecenie: jeden okres, jeden plik. Jeśli chcesz uzupełnić brakujące dni, wgraj plik obejmujący tylko je. Jeśli wgrywasz szerszy plik świadomie (bank wystawił korektę, eksport węższy nie istnieje), po zapisie wejdź w „Powtórzone operacje” i zostaw po jednym egzemplarzu każdej operacji.

Nie rozwiązuj tego usunięciem starszego wyciągu, jeśli jego operacje mają potwierdzone powiązania z fakturami: usunięcie wycofa te wpłaty i przeliczy statusy. Czyszczenie powtórzeń robi coś innego i lepszego — przenosi powiązania na wiersz, który zostaje.

Ta sama operacja wchodzi dwa razy najczęściej wtedy, gdy dwa wgrane wyciągi nakładają się okresami — na przykład wyciąg miesięczny obok dziennego z tego samego tygodnia.

Sprzątanie nie kasuje po równo. Zostaje operacja z najnowszego wyciągu (jest źródłem prawdy), a powiązania z faktur przypięte do starszych duplikatów są przenoszone na tę zostającą — nie giną razem z wierszem. Dzięki temu praca nad kojarzeniem przelewów nie przepada przy porządkach.

Dlaczego to nie dzieje się samo. Dwie identyczne operacje tego samego dnia i na tę samą kwotę bywają dwiema prawdziwymi wpłatami (dwie raty, dwie faktury po równo). Rozstrzygnięcie należy do człowieka, dlatego jest przyciskiem, a nie regułą w tle.

Sprzątanie wymaga prawa do operacji na integracjach, bo usuwa dane — samo oglądanie listy wystarcza prawo do odczytu.

Od 1.0.352 powtórzenie jest rozpoznawane już w chwili wgrania: komunikat po zapisie wypisuje konkretne operacje (data, kwota, kontrahent, tytuł) razem z nazwą wyciągu, w którym leży egzemplarz zapisany wcześniej, a sama operacja dostaje trwały znacznik widoczny w szczegółach importu. Import nadal niczego nie odrzuca — rozstrzyga człowiek.

Dwie listy, nie jedna. Górna to dublet pewny: obie pozycje mają to samo saldo po operacji, a ten sam stan konta nie może wyjść dwa razy z dwóch różnych płatności — więc to jedno wgranie policzone dwukrotnie i wolno je posprzątać. Dolna to dublet prawdopodobny: któryś plik salda po operacji nie podał, więc nie ma czym rozstrzygnąć, czy to powtórzenie, czy dwie prawdziwe płatności tej samej kwoty tego samego dnia. Dolna lista nie ma przycisku i to jest celowe — sprzątanie działa wyłącznie tam, gdzie saldo potwierdza powtórzenie.

Usunięcie wyciągu kasuje wszystkie jego operacje z rejestru, a razem z nimi powiązania tych operacji z fakturami. Dlatego przed potwierdzeniem widzisz liczby: ile operacji i ile powiązań przestanie istnieć.

Wpłaty są WYCOFYWANE z faktur. Powiązanie przelewu z fakturą sprzedaży dopisuje do niej wpłatę, a dokumentowi kosztowemu ustawia status zapłaty. Usunięcie wyciągu przechodzi każde potwierdzone powiązanie tą samą drogą, co ręczne odpięcie przelewu: wpłata jest zdejmowana, a kwota zapłacona i status faktury przeliczane. Faktura opłacona wyłącznie tym przelewem wróci do niezapłaconej — i to jest zachowanie poprawne. Do 1.0.351 wpłata zostawała na fakturze bez operacji bankowej pod nią, a po ponownym wgraniu okresu dopisywała się DRUGA i faktura pokazywała dwukrotność.

Powiązania potwierdzone ręcznie są liczone osobno i to nie jest ozdoba komunikatu. Operacje wrócą po ponownym wgraniu tego samego pliku — cudza praca nad dopasowaniami nie wróci. Jeśli ta liczba jest większa od zera, warto najpierw sprawdzić, czy naprawdę chodzi o ten wyciąg.

Gdy chcesz się pozbyć powtórzeń, a nie całego wyciągu, użyj „Powtórzonych operacji”: one zostawiają jeden egzemplarz i przenoszą na niego powiązania, zamiast je zdejmować.

Usuwanie odbywa się w jednej transakcji: albo zniknie wszystko, albo nic. Przerwane w połowie zostawiłoby operacje wskazujące na nieistniejący wyciąg.

Subskrypcje pobierane z karty nie mają w wyciągu kontrahenta. Bank wpisuje w to pole właściciela rachunku, a nazwa firmy, do której poszły pieniądze, siedzi w opisie operacji — w zapisie nadanym przez agenta rozliczeniowego kart, na przykład FACEBK *R8NJKZV7K2 Dublin.

Co system z tego wyłuskuje. Człon przed gwiazdką to schemat — klucz dostawcy (tutaj META). Człon po gwiazdce, jeśli ma kształt kodu, to referencja płatności (R8NJKZV7K2) i trafia do kolumny „Referencja płatności”, bo faktura od tej firmy nosi ten sam kod — dzięki temu podpowiedzi dopasowania mają się o co zaczepić.

Pośrednik nie jest dostawcą. Przy zapisie PAYPAL *SPOTIFY pieniądze idą do Spotify, a PayPal jest drogą płatności — dlatego kluczem jest człon po gwiazdce, a nazwa pośrednika stoi obok, osobno. Bez tego wszystkie subskrypcje opłacane przez jednego pośrednika zlałyby się w jednego „kontrahenta”.

NIP nie jest tu wpisywany. Do schematu przypisuje się kontrahenta z kartoteki, a numer pochodzi z jego karty. Gdyby dało się wpisać NIP obok maski, powstałby drugi zbiór numerów obok kartoteki i pierwsza korekta danych firmy rozjechałaby oba bez śladu. Przypisanie działa wstecz (na operacje już wgrane) i na przyszłość — kolejne wyciągi rozpoznają ten schemat same.

Rozpoznawanie idzie porcjami i po każdym kliknięciu mówi, ile operacji zostało. Opis rozbiera się kilkunastoma wyrażeniami, a wyciągi z dwóch lat to tysiące wierszy — jedno żądanie na wszystko urwałoby się w połowie i nie zostawiłoby informacji, gdzie stanęło.

Opis bez schematu nie dostaje maski. Zwykły przelew nie ma w treści niczego, co odróżnia nazwę firmy od miasta albo tytułu — a maska zgadnięta z dowolnego opisu byłaby śmieciem do odkręcania ręcznie w całym rejestrze.

Rozstrzyga, z którym systemem KSeF rozmawia integracja.

• Testowe — piaskownica Ministerstwa Finansów. Dokumenty są fikcyjne, nic nie ma mocy prawnej. Tu sprawdzasz, czy token działa i czy dane wczytują się poprawnie.
• Produkcyjne — prawdziwe faktury Twojej firmy.

Token ze środowiska testowego nie zadziała na produkcyjnym i odwrotnie — to najczęstsza przyczyna błędu autoryzacji tuż po zmianie tego pola. Po przełączeniu środowiska trzeba wgrać token wystawiony dla nowego środowiska.

NIP firmy, w której imieniu łączymy się z KSeF. To on rozstrzyga, które faktury system uzna za przychodowe, a które za kosztowe: dokument wystawiony przez ten NIP to Twoja sprzedaż, dokument wystawiony na ten NIP to Twój koszt.

Błąd w tym polu nie objawia się komunikatem — objawia się tym, że faktury trafiają na złą stronę rejestru albo nie przychodzi nic.

Sam NIP, bez prefiksu kraju i bez myślników.

Dwie drogi, obie akceptowane przez KSeF:

• Token — ciąg znaków wygenerowany w aplikacji KSeF. Prostszy w konfiguracji, nie wymaga niczego poza wklejeniem wartości. Ma datę ważności i trzeba go odnawiać.
• Podpis kwalifikowany (certyfikat) — uwierzytelnienie certyfikatem firmy. Trudniejsze w konfiguracji, ale nie wygasa tak szybko i nie wymaga przechowywania sekretu w systemie.

Wybór zmienia to, które pola poniżej są wymagane. Jeśli nie masz powodu, żeby postąpić inaczej, zacznij od tokenu i przejdź na certyfikat, gdy integracja okaże się stabilna.

KSeF wystawia tokeny o różnym zakresie uprawnień. Rodzaj musi odpowiadać temu, co zaznaczyłeś przy generowaniu tokenu w aplikacji KSeF.

ELWU One View potrzebuje wyłącznie uprawnień do odczytu — pobiera faktury, potwierdzenia i kody. System nigdy niczego nie wysyła do KSeF, nie wystawia faktur i nie otwiera sesji wysyłkowych, więc token z szerszymi uprawnieniami nie daje nic poza niepotrzebnym ryzykiem.

Widoczne wyłącznie przy autoryzacji certyfikatem. Pokazuje, na kogo wystawiono certyfikat użyty do uwierzytelnienia.

Warto tu zajrzeć, gdy autoryzacja przestaje działać bez zmian w konfiguracji: certyfikaty kwalifikowane wygasają, a osoba, na którą był wystawiony, mogła stracić uprawnienia do reprezentowania firmy.

Wartość wygenerowana w aplikacji KSeF dla wybranego środowiska.

Token zapisywany jest w postaci zaszyfrowanej i po zapisaniu nie da się go odczytać z powrotem — pole pokazuje wtedy tylko informację, że token jest ustawiony. Żeby go zmienić, wklej nowy; puste pole zostawia dotychczasowy bez zmian.

Token ma datę ważności. Gdy wygaśnie, synchronizacja zacznie zwracać błędy autoryzacji — wtedy trzeba wygenerować nowy w KSeF i wkleić tutaj.

Główny wyłącznik. Wyłączony oznacza, że nic się nie pobiera — dane już zaimportowane zostają nietknięte.

Warto go wyłączyć świadomie na czas zmiany środowiska albo wymiany tokenu, żeby nie zbierać błędów autoryzacji w dzienniku.

Przypomnienie o zakresie: integracja jest wyłącznie odbiorcza. Czyta z KSeF faktury i potwierdzenia, żeby zasilić rejestry analityczne, i nigdy nie wysyła niczego w drugą stronę.

Co ile system ma pytać KSeF o nowe dokumenty.

Rzadziej znaczy mniej zapytań i mniejsze ryzyko limitów po stronie KSeF, ale też późniejszą wiedzę o tym, że kontrahent wystawił fakturę. Częściej znaczy świeższe dane i szybsze wykrycie kosztu, o którym nie wiedziałeś.

Dla większości firm raz dziennie w zupełności wystarcza — faktury nie pojawiają się w KSeF w tempie, które uzasadniałoby częstsze odpytywanie.

Synchronizację uruchamia harmonogram instancji, który rusza przy ruchu na stronie — na instalacji z małym ruchem może się opóźnić.

Pora, o której odpalane jest zadanie pobierania.

Sensownie jest ustawić ją poza godzinami pracy — pobranie większej partii dokumentów obciąża serwer, a nikt nie czeka wtedy na odpowiedź ekranu.

Godzina jest orientacyjna, nie gwarantowana: zadanie rusza przy pierwszym ruchu na stronie po wskazanej porze, więc na instalacji odwiedzanej rzadko przesunięcie o godzinę czy dwie jest normalne.

Rozstrzyga, jak daleko wstecz sięgnąć przy najbliższym uruchomieniu:

• Od ostatniej synchronizacji — tryb codzienny. Pobiera tylko to, co pojawiło się od poprzedniego przebiegu. Szybkie i tanie.
• Wybrany okres — jednorazowe nadrobienie historii albo ponowne pobranie miesiąca, w którym coś zostało pominięte.

Pobranie okresu już zaimportowanego nie tworzy duplikatów — dokumenty rozpoznane jako już istniejące są odkładane, nie zapisywane po raz drugi.

Uwaga na pierwszy import całej historii: to najcięższe zapytanie, jakie ta integracja wykonuje. Warto je uruchomić poza godzinami pracy.

Z którym systemem KSeF integracja rozmawia w tej chwili.

Testowe oznacza, że pobrane dokumenty są fikcyjne i nie mają mocy prawnej — jeśli widzisz tu środowisko testowe, a spodziewasz się prawdziwych faktur, to jest właśnie przyczyna.

Token albo podpis kwalifikowany. Informacja przydaje się przy diagnozie: token wygasa szybciej niż certyfikat, więc nagły błąd autoryzacji przy metodzie tokenowej najczęściej oznacza po prostu koniec ważności.

Sam token nigdy nie jest pokazywany — widać wyłącznie, czy jakiś jest zapisany.

Brak tokenu przy metodzie tokenowej oznacza, że synchronizacja nie ruszy, nawet gdy integracja jest oznaczona jako aktywna.

Łączna odpowiedź, czy zadanie pobierania jest w tej chwili uruchamiane.

Stan nieaktywny bierze się z wyłączonego przełącznika albo z braku poświadczeń — to dwie różne przyczyny i wymagają różnych działań.

Liczba dokumentów zapisanych w postaci źródłowej, tak jak przyszły z KSeF, przed rozłożeniem na pola rejestru.

To zapis referencyjny: gdy kwota w rejestrze budzi wątpliwość, można wrócić do oryginalnego XML-a i sprawdzić, co naprawdę przysłał kontrahent.

Dokumenty pobrane z KSeF, ale nierozłożone na rejestr — najczęściej z powodu nietypowej struktury XML albo brakującego pola wymaganego przez system.

Ta liczba to luka w danych: kwot z tych dokumentów nie ma w żadnym raporcie. Warto ją domykać, a nie tylko obserwować.

Linie z faktur kosztowych, którym system nie potrafił jednoznacznie przypisać kategorii i czeka na Twoją decyzję.

Do czasu rozstrzygnięcia kwoty te trafiają do kategorii ogólnej — są w sumie kosztów, ale zaciemniają strukturę wydatków w raportach i na pulpicie.

Dziennik operacji wykonanych na danych tej firmy: utworzenie, zmiana, usunięcie dokumentu, ręczna korekta statusu, zmiana ustawień.

Wpisów nie da się edytować ani usuwać — także z poziomu właściciela. Dziennik, który dałoby się poprawić, nie byłby do niczego przydatny.

Odpowiada na pytanie zadawane zwykle po fakcie: „dlaczego ta kwota jest inna niż w zeszłym tygodniu”.

Czas wykonania operacji w strefie czasowej ustawionej dla firmy.

Operacje zadań cyklicznych (import KSeF, synchronizacja bankowa) mają godzinę uruchomienia zadania, a nie moment, w którym dokument powstał u wystawcy.

Osoba zalogowana w chwili wykonania operacji.

Wpis „system” oznacza działanie automatyczne — zadanie cykliczne, import, regułę kategoryzacji. To nie jest brak danych, tylko informacja, że nikt tego nie klikał.

Nazwisko zostaje w dzienniku także po zarchiwizowaniu osoby — i to jeden z powodów, dla których archiwizacja jest lepsza od usunięcia z firmy.

Rodzaj operacji: utworzenie, aktualizacja, usunięcie, zmiana statusu.

Filtr nad tabelą przyjmuje fragment nazwy, więc wpisanie „delete” wyciąga wszystkie usunięcia niezależnie od modułu — to najszybsza droga do odpowiedzi „co zniknęło i kto to zrobił”.

Typ i identyfikator rekordu: dokument kosztowy, umowa, kontrahent, ustawienie.

Filtr po typie obiektu zawęża dziennik do jednego modułu — przydatne, gdy wiadomo gdzie coś się rozjechało, ale nie wiadomo kiedy.